Contoh Komunikasi Sumber Daya Manusia

Keterampilan komunikasi yang baik dan manajemen sumber daya manusia yang baik tidak dapat dipisahkan. Meskipun Anda mungkin tidak memiliki direktur atau staf sumber daya manusia penuh waktu, Anda masih dapat menerapkan strategi komunikasi SDM yang solid untuk komunikasi intra-kantor. Di banyak kantor, email adalah cara utama mendistribusikan informasi resmi, sehingga membuat memo email yang jelas dan profesional adalah keterampilan penting yang harus dikuasai pemilik usaha kecil.

Pembaruan Manfaat

Setiap perubahan dalam program tunjangan perusahaan Anda harus dikomunikasikan dengan cepat kepada karyawan. Para pekerja sering kali sangat peduli dengan pertanggungan asuransi kesehatan mereka, sehingga penting untuk mengomunikasikan berita tentang perubahan dengan jelas dan dengan cara yang mengundang karyawan untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang terjadi.

Contoh

Baris subjek: Perubahan penyedia asuransi kesehatan

Kami bangga menawarkan asuransi kesehatan berkualitas tinggi kepada semua karyawan kami. Selama tahun lalu, staf kami telah tumbuh sebesar 30 persen, dan sebagai hasilnya, kami telah menyelidiki produk asuransi baru.

Setelah menyelesaikan penyelidikan, kami memutuskan untuk melakukan kontrak dengan Ultima Healthcare sebagai penyedia asuransi kesehatan baru kami. Ultima telah berkecimpung dalam bisnis selama lebih dari 40 tahun, dan dihormati di seluruh industri.

Cakupan yang ditawarkan rencana Ultima sebanding dengan penawaran saat ini. Dalam kebanyakan kasus, Anda akan menemukan bahwa potongan premi bulanan tahun depan sedikit kurang dari apa yang mereka tahun ini. Ultima menawarkan paket HMO dan PPO.

Anda mungkin memiliki banyak pertanyaan tentang perubahan ini. Terlampir pada email ini adalah brosur yang menjelaskan opsi Ultima. Selain itu, kami akan mengadakan dua pertemuan informasi akhir minggu ini. Jika Anda tidak dapat menghadiri salah satu dari pertemuan ini, hubungi kantor SDM, dan salah satu perwakilan kami akan bertemu dengan Anda untuk membahas rencana dan tingkat cakupan masing-masing.

Untuk masa mendatang, kami akan menjaga rencana gigi kami saat ini.

Pertemuan informasi akan berlangsung pada hari Selasa, 15 September pukul 2 siang di ruang pertemuan utama dan pada hari Jumat, 17 September pukul 10 pagi . di ruang konferensi barat. Selain itu, kami ingin mengingatkan semua orang bahwa pendaftaran terbuka untuk asuransi dan opsi tunjangan lainnya dimulai pada 15 November.

Kami sangat gembira dengan pertumbuhan yang terjadi di perusahaan kami, dan kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda semua di tahun-tahun mendatang.

Keberangkatan seorang Karyawan

Tidak adanya pekerja di lingkungan usaha kecil tidak akan diperhatikan oleh anggota staf lainnya. Pemilik bisnis harus memberi tahu pekerja tentang keberangkatan sesegera mungkin: Melakukan hal itu menghentikan rumor, membuat anggota staf tahu bagaimana perusahaan berencana untuk mengelola fungsi pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang pergi, dan itu juga menunjukkan rasa hormat kepada karyawan.

Sementara bawahan dan anggota tim langsung biasanya harus diberitahu secara pribadi tentang keberangkatan, baik oleh individu yang berangkat atau manajernya, kebijakan komunikasi SDM harus meminta staf sumber daya manusia - atau penyelia karyawan - untuk mengirim email pengumuman kepada seluruh staf.

Contoh:

Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan dengan baik dan melakukannya secara sukarela, memo keberangkatan haruslah ramah; idealnya, mereka akan datang dari manajer karyawan atau pemilik perusahaan.

Subjek Baris: Logistik dan Perubahan Departemen Gudang

Dengan perasaan campur aduk kami mengumumkan bahwa Jane Brown akan meninggalkan Smith Supply Company untuk mengambil posisi dengan Kayden and Sons Logistics. Jumat, 7 Juli akan menjadi hari terakhirnya di kantor.

Jane telah menjadi bagian integral dari Smith Supply sejak awal. Dia mulai bekerja di gudang saat dia mengejar gelar sarjana. Setelah lulus, kami mempromosikannya menjadi manajer gudang, dan akhirnya, ia menjadi direktur logistik. Sebagian besar kesuksesan kami dapat dikaitkan dengan kerja kerasnya dan kepemimpinan yang sangat baik selama tujuh tahun terakhir. Kami akan merindukan Jane dan berharap yang terbaik dalam peran barunya.

Saya juga senang mengumumkan perubahan personel berikut ini: Jacob Brown mengambil alih peran Jane sebagai direktur logistik, sementara Cindy Carmichael telah dipromosikan menjadi pengawas gudang. Cindy mengambil peran barunya segera, sementara Jacob akan menjadi direktur departemen setelah ia kembali dari liburan pada 15 Juli. Sementara itu, kekhawatiran tentang logistik harus disampaikan kepada Jane, Jacob, dan saya sendiri untuk memastikan cakupan selama periode transisi ini.

Ketika seorang karyawan telah diberhentikan atau pergi dengan cepat tanpa memberikan pemberitahuan, hal berikut mungkin sesuai:

Baris Subjek: George Stewart dan Pemrosesan Akun Pengeluaran

George Stewart telah meninggalkan Smith Supply Company untuk mengejar peluang lain. Kami berharap dia baik dalam usahanya. Pada saat ini, Karen McIntosh akan menangani tanggung jawab George, sampai kami menyewa penggantinya.

Karen telah meminta agar pertanyaan tentang laporan pengeluaran dan cek dikirimkan melalui email ke asistennya, Bob Quinn. Sayangnya, pemeriksaan mungkin tertunda beberapa hari, karena perubahan personel ini, tetapi kami mengharapkan waktu pemrosesan normal untuk segera dilanjutkan.

Cuaca Darurat

Keadaan darurat cuaca dan bencana lain dapat mempersulit, jika bukan tidak mungkin, bagi pekerja untuk sampai ke kantor dengan aman. Menetapkan kebijakan komunikasi dapat membantu memastikan bahwa bisnis Anda terus berjalan selama kondisi cuaca yang menantang sambil juga melindungi kesejahteraan karyawan Anda.

Jika Anda mengalami cuaca buruk, atau Anda mengantisipasi bahwa kondisi cuaca akan memburuk, komunikasikan rencana dan harapan Anda kepada karyawan melalui email, dan kemudian tindak lanjuti dengan teks, panggilan telepon, atau komunikasi tatap muka di kantor.

Contoh:

Skenario: Laporan cuaca menunjukkan bahwa suhu dapat turun ke level berbahaya dalam waktu 24 jam dan suhu dingin ini dapat berlangsung selama beberapa hari.

Baris subjek: Penutupan Kantor - Antisipasi Cuaca Darurat

Seperti yang sudah Anda dengar, Dinas Cuaca Nasional telah mengeluarkan peringatan angin dingin yang akan berlaku selama 24 jam ke depan. Anda dapat menemukan informasi tentang masalah cuaca dingin dan strategi untuk melindungi diri sendiri dan keluarga Anda, di //www.weather.gov/safety/cold.

Kami telah menutup kantor lebih awal hari ini untuk memastikan bahwa Anda dapat pulang dengan selamat. Silakan pergi sekarang. Setiap orang harus keluar dari kantor pada jam 3 sore. Jika Anda harus tetap menyelesaikan proyek, harap balas email ini, dan kami akan melihat pengaturan apa yang dapat dibuat. Untuk tujuan keselamatan dan keamanan, kami perlu membersihkan dan mengunci kantor sesegera mungkin.

Kantor juga akan ditutup besok: Kami menyediakan semua hari libur dengan karyawan untuk mengakomodasi masalah cuaca yang tidak terduga ini. Layanan Cuaca Nasional memperkirakan suhu akan menghangat setelah besok malam, dan kami berharap akan kembali ke kantor pada hari Kamis. Jika paket ini berubah, kami akan menghubungi Anda melalui email. Anda juga dapat memeriksa pembaruan status di situs web kami atau Slack.

Silakan hubungi penyelia Anda, jika Anda memiliki pertanyaan.

Skenario: Cuaca buruk diperkirakan, tetapi akan cerah sebelum perjalanan pagi.

Baris subjek: Salju yang Diharapkan Malam Ini

Kami menyadari bahwa diperkirakan akan ada banyak salju malam ini, meskipun para ahli meteorologi memperkirakan bahwa salju akan berhenti turun pagi-pagi dan sisa hari ini besok akan cerah dan cerah.

Kantor akan dibuka untuk bisnis besok dan kami berharap staf untuk mempertahankan jadwal reguler mereka. Namun, kami juga menyadari bahwa beberapa dari Anda memiliki perjalanan panjang ke kantor dan bahwa Anda mungkin mengalami penundaan.

Keselamatan dan kesejahteraan Anda selalu menjadi prioritas utama kami: Jika Anda yakin akan terlambat datang ke kantor besok, hubungi supervisor Anda sesegera mungkin untuk memberikan ETA. Tidak akan ada penalti untuk kedatangan terlambat besok, asalkan Anda telah mengambil langkah untuk memberi tahu atasan Anda tentang rencana Anda.