Contoh Peran Tim Administratif

Pegawai administrasi adalah tulang punggung dari sebagian besar bisnis perusahaan, melakukan jenis tugas yang diperlukan bagi perusahaan untuk berfungsi tetapi yang dapat terlalu memakan waktu bagi para manajer untuk melakukan. Karyawan yang menangani tugas administrasi di perusahaan kecil bisa sama pentingnya dengan yang ada di bisnis perusahaan. Memiliki tim administrasi di dalam bisnis kecil Anda dapat membebaskan Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang berhubungan langsung dengan pertumbuhan perusahaan Anda, daripada dihambat oleh rincian administrasi.

Menangani Panggilan Telepon

Tim administratif menangani panggilan telepon masuk dan keluar. Seorang resepsionis, misalnya, dapat menjawab semua panggilan masuk, memastikan siapa yang terbaik di organisasi untuk menerima panggilan dan kemudian merutekan panggilan yang sesuai. Seorang asisten administrasi, sebagai contoh lain, dapat memanggil klien atas nama atasannya untuk memeriksa kepuasan klien dengan pembelian terakhir mereka.

Surat

Pegawai administrasi biasanya ditugaskan menangani semua korespondensi surat. Anggota tim administrasi dapat bertanggung jawab untuk menyusun surat, mencetak bahan surat dan menangani surat yang sebenarnya, termasuk membeli perangko di kantor pos terdekat atau bekerja secara langsung dengan perwakilan dari penyedia layanan seperti FedEx.

Entri Data

Entri data adalah tindakan memasukkan informasi dari halaman yang dicetak ke dalam database komputer atau memasukkan data secara manual dari satu aplikasi perangkat lunak ke yang lain. Karyawan administratif di departemen akuntansi, misalnya, dapat secara manual memasukkan informasi faktur ke dalam sistem akuntansi. Karyawan pemasaran, sebagai contoh lain, dapat memasukkan data pelanggan kuantitatif dari beberapa laporan manajerial gerai ritel ke dalam basis data terpisah.

Penjadwalan

Pegawai administrasi paling sering menangani semua kegiatan penjadwalan untuk penyelia mereka. Tim administratif menangani pemesanan penerbangan dan hotel, pertemuan klien, makan malam dan pemesanan seminar, transportasi limusin dan hampir semua tugas terkait penjadwalan yang akan mengambil dari produktivitas pengawas.

Proyek Lainnya

Pekerjaan administratif dapat memiliki reputasi sebagai pengulangan atau biasa saja, tetapi seringkali memiliki tanggung jawab yang luas yang memperkenalkan tantangan baru secara berkelanjutan. Tim administrasi untuk bisnis kecil kemungkinan akan dibawa untuk tugas baru setiap minggu atau bulan, membantu manajer perusahaan dengan hampir semua proyek besar seiring pertumbuhan perusahaan. Asisten mungkin mencetak dan mengumpulkan materi pemasaran dalam jumlah besar suatu hari, misalnya, sementara mereka membantu dengan kelompok fokus di kedai kopi lokal di hari berikutnya.