Aturan Etiket untuk Menulis Email Bisnis

Email memberi para profesional bisnis cara mudah dan cepat untuk bertukar informasi secara elektronik. Seperti halnya semua bentuk korespondensi tertulis di dunia bisnis, email harus disusun dan diformat secara profesional. Meskipun bentuk komunikasi canggih ini mempromosikan pengiriman pesan cepat, tidak meluangkan waktu untuk mematuhi standar etika dapat membuat Anda masuk ke dalam air panas dengan penyelia Anda.

Gunakan Garis Subjek

Menurut Universitas Purdue, selalu isi baris subjek dengan topik email Anda. Ini memungkinkan penerima tahu tentang apa email Anda dan bagaimana mereka harus memprioritaskan membaca email Anda versus lusinan (atau ratusan) email lain yang harus mereka baca. Anda juga harus mempertimbangkan bahwa penerima Anda mungkin telah menunggu dengan cemas untuk menerima email dari Anda tentang topik tertentu, tetapi, kecuali jika email Anda memiliki baris subjek, mereka mungkin tidak tahu untuk membukanya.

Tetapkan Nada Profesional

Nada email Anda harus selalu profesional. Seperti yang direkomendasikan dalam artikel Juni 2010 di Inc.com, jangan bercanda atau menggunakan sarkasme, hindari gaul atau jargon yang trendi, dan hindari bermain-main atau imut. Menambahkan wajah tersenyum dan emotikon lain dalam email bisnis adalah tidak pantas. Bahkan jika Anda tahu orang yang Anda kirimi email, Anda tidak tahu berapa banyak orang lain yang melihat email Anda.

Salam yang Benar

Seperti yang akan Anda lakukan dengan surat tulisan tangan (atau diketik), gunakan salam yang tepat dalam email Anda. Universitas Purdue menyarankan para penulis email untuk menyapa penerima dengan sambutan hangat, seperti "Selamat pagi, " dan akhiri email dengan "Hormat" atau "Terima kasih." Jenis salam ini membuat surel Anda tetap profesional dan sopan.

Gunakan Font Profesional

Font yang Anda gunakan dalam email Anda adalah cerminan diri Anda. Fon yang tampak kartun, seperti font dengan huruf berlekuk-lekuk atau bergelembung, membuat pengirim tampil seperti anak kecil, yang mengurangi profesionalisme komunikasi. Jaga agar font tetap profesional. Menurut Wellesley College, font terbaik untuk digunakan untuk keperluan bisnis adalah Times New Roman, Arial dan font cetak buku lainnya.

Selain itu, jangan mengubah font jadi huruf kapital semua, karena ini ditafsirkan dalam komunikasi online sebagai berteriak.

Periksa ulang Email Anda

Tidak profesional untuk mengirim email dengan kesalahan ejaan, kesalahan tanda baca, dan jenis kesalahan teknis atau tata bahasa lainnya. Kesalahan seperti itu membuatnya tampak seolah-olah Anda tidak memiliki keterampilan menulis yang memadai. Gunakan fitur pemeriksa ejaan program email Anda untuk mengoreksi kata yang salah eja, dan selalu mengoreksi komposisi Anda sebelum menekan tombol "Kirim".