Etiket tentang Panggilan Konferensi

Usaha kecil dapat memanfaatkan panggilan konferensi untuk menghindari pertemuan langsung yang mahal. Ini sangat membantu untuk melakukan pertemuan dengan klien atau pelanggan yang berada dalam penerbangan pesawat jauh dari lokasi bisnis. Berkomunikasi melalui panggilan konferensi dengan klien bisa lebih sulit daripada presentasi langsung karena bisnis tidak memiliki keuntungan melihat komunikasi non-verbal dan isyarat dari klien. Secara keseluruhan, panggilan konferensi dapat menjadi opsi yang dapat menghemat waktu dan uang.

Sebelum Panggilan

Untuk membuat kesan yang baik selama panggilan konferensi, usaha kecil harus menyelesaikan daftar tugas sebelum panggilan konferensi dibuat. Ini termasuk membuang ruang yang sunyi di kantor tempat panggilan dapat dilakukan. Itu harus nyaman mengakomodasi semua orang yang termasuk dalam panggilan. Lebih disukai, ini akan termasuk meja bundar dengan telepon di tengah sehingga setiap orang memiliki jarak yang sama dari telepon. Ini akan menghindari saat-saat canggung mengulangi frasa karena pihak lain tidak bisa mendengar dengan jelas.

Selama Panggilan

Semua peserta panggilan konferensi harus memiliki agenda di depan mereka. Ini akan membuat panggilan tetap di jalurnya. Selain itu, satu orang harus ditunjuk sebagai fasilitator untuk panggilan tersebut. Orang ini akan menjadi pembicara utama dan akan memastikan bahwa panggilan tetap pada subjek dan tugas. Fasilitator juga dapat memperkenalkan orang lain sebelum mereka berbicara atau menjawab pertanyaan. Etiket yang tepat menyatakan bahwa pelanggan atau klien selalu tahu dengan siapa mereka berbicara melalui panggilan konferensi.

Setelah Panggilan

Mengompilasi catatan dan mengirim email atau mengirim faks kepada klien adalah isyarat yang baik atas nama usaha kecil. Tidak hanya memberikan alasan untuk menindaklanjuti dengan pelanggan, itu juga melampaui dan dalam layanan. Dengan membiarkan klien tahu sebelumnya bahwa ini akan terjadi, itu dapat mencegah mereka merasa seperti mereka harus dengan marah membuat catatan selama panggilan dan mungkin kehilangan informasi penting yang berusaha untuk tetap mengikuti percakapan saat membuat catatan.

Peserta

Semua peserta panggilan harus disarankan untuk mematuhi etiket panggilan konferensi yang tepat selama panggilan. Ini termasuk menghindari gerakan yang tidak perlu, kertas-kertas gemerisik, berbicara secara bergiliran, mengganggu orang lain dan makan atau minum selama panggilan berlangsung. Beberapa usaha kecil mungkin merasa beruntung memiliki presentasi yang ditampilkan selama rapat sehingga semua orang menyadari poin-poin yang perlu dibuat. Ini juga dapat mencegah orang berbicara di atas satu sama lain dan dengan demikian menghindari situasi canggung selama panggilan.

Pertimbangan

Bisnis harus memastikan bahwa peralatan yang tepat tersedia untuk panggilan konferensi. Panggilan tunggu dan kemampuan untuk menghentikan panggilan melalui sistem interkom antar-kantor harus dinonaktifkan. Sebelum setiap panggilan konferensi, sistem harus diuji untuk memastikan bahwa semua berfungsi dengan baik. Tidak siap untuk panggilan konferensi dapat mengirim pesan bahwa usaha kecil tidak akan dapat menangani bagian bisnis lainnya secara efektif juga. Persiapan adalah kunci saat melakukan panggilan konferensi.

Pesan Populer