Etiket untuk Surat Bisnis

Etiket yang Anda adopsi dalam surat bisnis Anda dapat mempertahankan pelanggan dan meningkatkan penjualan atau sebaliknya, menyinggung orang dan melukai perusahaan Anda. Tidak seperti penulisan normal, Anda tidak ingin menjadi kreatif atau menulis secara dramatis dalam surat bisnis. Yang paling penting dalam surat bisnis adalah akuntansi untuk pembaca.

Fungsi

Seluruh bidang etiket bisnis ada untuk membantu profesional menunjukkan rasa hormat satu sama lain dan membangun hubungan yang solid. Surat bisnis tidak hanya mewakili pengirim, tetapi seluruh perusahaannya. Hampir setiap klien dan pelanggan akan menerima surat dari Anda di beberapa titik, seperti menulis permintaan modal investasi atau mengingatkan seseorang akan pembayaran yang terlambat.

Pertimbangan

Anda dapat menggunakan kata ganti orang saat menulis surat bisnis, tetapi jangan terlalu santai atau kaku. Jika Anda sering berkomunikasi dengan klien, misalnya, Anda tidak perlu menyapa setiap surat dengan Dear Sir / Mbak dan akhiri dengan "Setia" karena ini terasa dingin. Sebagai gantinya, Anda dapat beralih ke "Dear Mr." dan akhiri dengan "Hormat." Hindari suara pasif, seperti "dia pergi ke toko, " bila memungkinkan, menurut pakar etiket Neil Payne. Suara pasif biasanya terdengar membosankan dan bisa terlihat terlalu kasual.

fitur

Letakkan rahasia pada semua korespondensi dengan informasi sensitif, dan "sangat rahasia" jika Anda hanya ingin penerima membacanya, menurut Payne. Tulis surat itu saat Anda berbicara kepada pembaca secara langsung. Seseorang mungkin melihat surat itu di masa depan jadi pertahankan nada formal. Anda harus menandatangani sendiri surat itu, tetapi membiarkan tanda sekretaris tetap sejalan dengan etiket bisnis yang tepat.

Peringatan

Berhati-hatilah menggunakan "kami" pada alat tulis dengan kop surat perusahaan. Menggunakan "kami" berarti kata-kata Anda berbicara untuk perusahaan. Dengan demikian, hanya gunakan ketika mengacu pada kebijakan perusahaan. Pengganti "kita" dengan "Aku" ketika berbicara tentang pendapat pribadi.

Tip

Tulis surat ucapan terima kasih kepada klien dan pelanggan bila memungkinkan, seperti klien yang mengunjungi bisnis Anda untuk penawaran prospektif. Surat terima kasih membangun hubungan pribadi yang dapat mengarah pada hubungan bisnis. Di sektor-sektor tertentu, seperti barang-barang mewah dan fashion, catatan terima kasih sangat penting untuk membangun jaringan Anda.