Apa yang Anda Tulis di Email Profesional Jika Anda Melampirkan File?

Kemampuan untuk mengirim informasi dengan cepat dihargai di dunia profesional. Sebagai format olahpesan, email berfungsi paling baik untuk pesan pendek. Ia juga memiliki kapasitas untuk mengirimkan lampiran, atau file terpisah yang berisi informasi dan pemformatan yang sulit dimasukkan dalam pesan email normal. Email profesional harus mengakui lampiran apa pun yang disertakan dengan email, untuk menunjukkan kepentingannya dan meyakinkan penerima bahwa file-file tersebut aman.

Garis subjek

Baris subjek kosong atau tidak jelas dalam email profesional dapat menyebabkan penerima mengabaikan pesan tanpa menyadari bahwa itu berisi lampiran penting. Baris subjek yang efektif untuk email profesional mengidentifikasi konten email dalam sekitar 10 kata atau kurang. Misalnya, jika Anda mengirim panduan tentang prosedur kerja baru kepada karyawan, baris subjek mungkin berbunyi "Penting: Panduan Kerja Baru Terlampir." Ini sangat penting jika kontak Anda mungkin tidak terbiasa dengan alamat email Anda, menyebabkan dia mempertanyakan identitas pengirim.

Ringkasan

Badan email profesional yang berisi lampiran juga harus menyertakan ringkasan yang menjelaskan konten lampiran. Ringkasan ini juga harus menjelaskan mengapa Anda mengirim lampiran; jika Anda menyebutkan bahwa lampiran dimaksudkan untuk menempatkan semua staf bawahan pada halaman yang sama mengenai prosedur kerja baru, ini akan meningkatkan kemungkinan mereka akan membuka lampiran dan membaca file. Jika lampiran hanyalah memo pendek, cukup dengan meringkas file di badan email mungkin lebih mudah daripada menggunakan lampiran.

Format lampiran

Pastikan untuk mengirim lampiran dalam format yang dapat diterima dan dibuka oleh semua penerima. Misalnya, jika file terlampir Anda adalah file DOCX, itu hanya dapat dibuka oleh Microsoft Word 2007. Ini sangat penting untuk email profesional yang mungkin dibuka di komputer di rumah yang tidak memiliki perangkat lunak yang diperlukan. Di email Anda, sertakan nama program yang harus digunakan untuk membuka lampiran file.

Kiat Email Profesional Lain

Brevity sangat penting saat menulis email, terutama ketika Anda menulis email profesional. Usahakan untuk menyimpan isi utama email Anda di bawah empat atau lima paragraf, termasuk ringkasan file yang terlampir. Meskipun perhatian terhadap ejaan dan tata bahasa selalu penting, itu penting dalam email profesional. Pastikan untuk menggunakan salam yang tepat, seperti "Dear Sir" atau "Kepada Kepada Siapa Pun." Tinggal jauh dari font bergaya atau font besar yang dapat membuat email Anda tampak lebih kasual daripada profesional.