Proses Komunikasi Kelompok yang Efektif

Komunikasi kelompok adalah ilmu dan seni. Ilmuwan perilaku dan ahli teori manajemen telah mencoba untuk melihat pola dalam komunikasi kelompok dan menentukan metode peningkatan efektivitas komunikasi selama bertahun-tahun. Meskipun penggabungan beragam budaya di seluruh dunia menjadikan ini topik yang terus berkembang, ada sejumlah elemen yang telah terbukti mendorong proses komunikasi kelompok yang efektif.

Makna

Grup, atau tim kerja, dapat mencapai hal-hal besar dalam bisnis kecil maupun besar. Namun, keefektifan keseluruhan kelompok sangat bergantung pada keefektifan kemampuan komunikasi peserta. Tanpa arus komunikasi yang positif, kesalahpahaman dapat terjadi di antara kelompok-kelompok, menciptakan lingkungan kerja yang kacau. Tanpa komunikasi yang jelas antara pemimpin kelompok dan pekerja, produktivitas dapat melambat ketika pekerja berjuang untuk memahami fungsi pekerjaan spesifik mereka.

Gaya komunikasi dapat bervariasi sesuai dengan dinamika kelompok. Kelompok yang tersebar secara geografis yang terhubung melalui Internet, misalnya, cenderung berkomunikasi jauh berbeda dari individu yang bekerja di ruangan yang sama satu sama lain setiap hari. Apa pun pengaturannya, cara kelompok berkomunikasi dalam perusahaan Anda dapat secara langsung memengaruhi keberhasilan tujuan strategis Anda.

Budaya perusahaan

Menanamkan budaya keterbukaan, kejujuran dan kepercayaan di antara rekan kerja sangat penting untuk komunikasi kelompok yang efektif. Semua peserta kelompok harus merasa bahwa mereka bebas untuk memberikan kontribusi yang terbaik dari kemampuan mereka tanpa takut akan penolakan, penghinaan atau dampak politik. Grup harus mampu mengumpulkan sumber daya intelektual mereka untuk mencapai efektivitas penuh mereka, dan itu hanya dapat dicapai ketika semua anggota siap dan mampu mengatasi tantangan baru dengan cara yang inovatif.

Penghargaan untuk Individu

Penghormatan individu adalah kunci komunikasi kelompok yang efektif. Batas-batas hierarkis yang jelas dalam rapat dapat meredam gagasan dan wawasan dari karyawan berpangkat rendah. Setiap individu harus benar-benar percaya bahwa input mereka akan dihargai dan dipertimbangkan, tanpa pengaruh yang tidak semestinya diberikan pada input manajer dan eksekutif. Penghargaan semacam ini untuk individualitas anggota kelompok tidak dapat membuahkan hasil melalui kebijakan formal; eksekutif dan manajer harus memimpin dengan memberi contoh dalam bidang ini dengan terlebih dahulu mendorong karyawan untuk berkontribusi dalam rapat, kemudian mengenali dan mempertimbangkan masukan dari semua peserta.

Etika bisnis

Mematuhi kode etik umum dalam kelompok tempat kerja dapat membantu proses komunikasi agar tetap produktif dan kolaboratif dengan mengurangi gangguan dan perasaan dendam. Jika semua anggota kelompok berpakaian secara profesional, berbicara dengan sopan, menghindari pembicaraan yang memecah-belah, topik yang tidak relevan dan umumnya menghindari menyinggung anggota kelompok lain, sebuah tim dapat lebih mudah menjalin dan membentuk unit yang kohesif. Kurangnya perhatian terhadap etiket, di sisi lain, dapat menciptakan perpecahan sementara mendorong gosip dan perasaan dendam, yang semuanya dapat menghadirkan hambatan serius bagi komunikasi yang efektif.

Teori

Sejumlah teori berupaya menganalisis dan menjelaskan dinamika komunikasi kelompok dan unsur-unsur yang menentukan efektivitasnya. Salah satu teori tersebut adalah Decision Emergence Theory yang dikemukakan oleh Aubrey Fisher. Decision Emergence menegaskan bahwa kelompok-kelompok baru berkembang melalui empat tahap yang mengarahkan kelompok dari beragam koleksi individu ke unit produktif dengan pengalaman bersama, metode keputusan, etos kerja dan nilai-nilai.

Teori Structuration menunjukkan bahwa individu dalam kelompok baru bertindak sesuai dengan seperangkat aturan yang telah diakui, kemudian mengubah aturan itu dari waktu ke waktu berdasarkan pengalaman unik kelompok.