Persyaratan Sistem Manajemen Dokumen

Sistem manajemen dokumen mengubah cara organisasi menyimpan dan mengambil dokumen dan informasi. Mereka mengganti file sekolah lama dan lemari arsip dengan alat baru berteknologi tinggi. File elektronik dapat segera diambil oleh siapa pun di perusahaan dan dilindungi oleh enkripsi canggih. Pengenalan karakter optik yang cerdas memungkinkan setiap pengguna untuk mencari seluruh kata kunci di database, menyederhanakan pengambilan dokumen penting. Setiap sistem manajemen dokumen memerlukan beberapa komponen utama.

Pemindai

Setiap dokumen kertas yang diterima oleh suatu organisasi harus dipindai untuk membuat versi digital. Scanner datang dalam berbagai bentuk dan ukuran. Organisasi yang lebih besar mungkin ingin menjelajahi pemindai massal yang beroperasi mirip dengan mesin fotokopi, dengan pengumpan otomatis yang dapat memproses dokumen yang panjang secara otomatis. Banyak pemindai menggabungkan peran printer, mesin faks, dan pemindai menjadi satu perangkat, membuat versi digital dari semua keluaran secara otomatis. Perusahaan kecil mungkin ingin membeli pemindai flatbed murah yang dapat dengan mudah menangani volume yang lebih kecil.

Perangkat Lunak Manajemen Dokumen

Sistem manajemen dokumen hanya sebagus perangkat lunak yang menggerakkannya. Banyak sistem tersedia, masing-masing menawarkan fungsionalitas khusus. Semua sistem memungkinkan dokumen digital untuk diberi kode pelacakan, menetapkan dokumen ke soket dan memungkinkan pengguna untuk mengambil dokumen tertentu. Banyak sistem menyertakan cara-cara untuk melindungi informasi sensitif dan membuat catatan dokumen dengan kata sandi sebelum meneruskannya ke orang lain. Sebelum memutuskan sistem manajemen dokumen, pertimbangkan bagaimana setiap departemen di perusahaan Anda menyimpan dan mengambil dokumen kertas hari ini, dan menggunakannya sebagai garis dasar fungsionalitas yang diperlukan.

Alat penyimpanan

Setelah dokumen telah didigitalkan, dokumen harus disimpan dengan aman untuk pengambilan saat dibutuhkan. Perangkat penyimpanan memiliki ukuran dan fungsionalitas yang beragam. Kantor yang lebih kecil mungkin ingin menetapkan hard drive pada server untuk penyimpanan dokumen. Kantor yang lebih besar mungkin memerlukan perangkat penyimpanan khusus. Pertimbangkan untuk memasukkan prosedur pencadangan di luar kantor yang membuat duplikat basis data. Jika terjadi kerusakan peralatan, kebakaran, kerusakan air atau pencurian perangkat penyimpanan, semua data pelanggan dapat diambil dari drive cadangan secara instan, tanpa kehilangan dokumen penting.