Cara Terbaik untuk Melacak Penggunaan Bahan Bakar di Perusahaan Kecil

Dokumen dari membayar biaya dapat dengan mudah keluar dari tangan bahkan dengan staf kecil. Dengan laporan jarak tempuh, seperti halnya pengeluaran, catatan yang cermat harus disimpan. Memiliki sistem yang akurat di tempat dapat membantu menjaga hal-hal berjalan lancar dan menyelamatkan Anda dari sakit kepala besar.

Pena dan kertas

Berikan karyawan Anda log jarak tempuh pena dan kertas dan dorong mereka untuk menggunakan log setiap kali mereka masuk ke mobil. Entri harus mencakup tanggal perjalanan, pembacaan odometer, tujuan dan tujuan. Anda mungkin juga memasukkan ruang untuk informasi spesifik departemen atau kode biaya.

Mengumpulkan Log

Pilih satu hari atau waktu untuk mengumpulkan catatan jarak tempuh dan konsisten untuk mengambilnya. Anda mungkin menginginkannya beberapa hari sebelum hari gajian sehingga Anda dapat memasukkan penggantian alih-alih menunda. Namun, biarkan satu hari untuk laporan tambahan mengalir masuk. Kadang-kadang orang sakit atau sibuk dan lupa. Mengirim email pengingat setiap kali log harus dilakukan dapat membantu menghindari masalah.

Rekaman Digital

Simpan catatan digital dari log jarak tempuh jika memungkinkan untuk menyelamatkan diri Anda dari masalah pengumpulan log kertas. Anda mungkin memiliki program pembukuan atau akuntansi yang dapat menangani catatan jarak tempuh juga. Jika tidak, spreadsheet yang dapat diakses semua orang harus bekerja dengan cara yang sama. Anda mungkin hanya ingin memasukkan total jarak tempuh per karyawan untuk setiap minggu agar semuanya tetap sederhana. Gunakan itu untuk melacak total pengeluaran dan melihat bagaimana itu berubah dari waktu ke waktu, yang dapat mempengaruhi penganggaran.

Jumlah bulat

Setelah Anda login informasi sehingga karyawan akan diganti dengan benar, letakkan file dalam folder untuk menyatukan laporan jarak tempuh. Anda juga dapat membuat bagian di folder masing-masing karyawan untuk laporan pengeluaran. Simpan dalam urutan kronologis terbalik untuk mendapatkan informasi terbaru di atas.