Apa Jenis Komunikasi Yang Harus Digunakan Selama Proyek?

Komunikasi dan bagaimana Anda bergaul dengan anggota tim lainnya sangat penting untuk keberhasilan suatu proyek. Berbagai jenis komunikasi dapat dilibatkan dalam perencanaan dan pelaksanaan keseluruhan proyek akhir dan dapat mencakup interaksi verbal, tertulis, elektronik, dan tatap muka. Aliran informasi juga memainkan peran penting dalam keberhasilan proyek Anda.

Tertulis

Komunikasi tertulis mudah disalin dan dikirim ke semua anggota tim. Tanggal tenggat, prosedur, dan kebijakan perusahaan semuanya harus dikirim dalam bentuk tertulis untuk menghindari kesalahpahaman. Email adalah bentuk efektif untuk mengomunikasikan informasi penting, terutama ketika bagian dari tim proyek Anda berada di lokasi yang berbeda. Kejelasan sangat penting untuk memberikan detail yang tepat dan informasi terkait kepada semua peserta. Anda harus menghindari membebani anggota tim dengan data dan memprioritaskan informasi yang dibutuhkan anggota tim untuk menyelesaikan bagian proyek mereka. Hindari anggota proyek yang kewalahan dengan dokumen dan data yang tidak relevan.

Elektronik

Selain pesan dan petunjuk dalam email, Anda dapat menggunakan alat elektronik untuk memfasilitasi komunikasi yang cepat dan efektif. Gunakan pertemuan video ketika peserta dapat mengambil manfaat dari curah pendapat atau pertanyaan dan jawaban ketika tim Anda tersebar di lokasi yang berbeda. Anda dapat melampirkan spreadsheet dan file video ke email untuk presentasi yang lebih mendalam kepada anggota tim. Gunakan halaman web internal Anda untuk memberikan informasi dan pembaruan yang dapat diakses peserta proyek kapan saja dan di mana saja. Situs web adalah sumber daya yang efektif yang memungkinkan semua anggota tim untuk mengikuti perkembangan proyek, bahkan di area di mana mereka tidak akan berperan.

Tatap muka

Pertemuan tatap muka secara individu dan sebagai tim memainkan peran penting dalam keseluruhan proses komunikasi yang mengarah pada penyelesaian proyek yang sukses. Ketika Anda berbicara secara pribadi dengan anggota tim, Anda dapat mengukur reaksi dan memastikan pesan Anda diterima. Menyatukan anggota tim meningkatkan moral dan dapat membangkitkan kreativitas dan antusiasme untuk proyek tersebut. Rapat sesuai ketika agenda direncanakan dan Anda ingin memastikan semua orang yang terlibat mendengar pesan yang sama. Lokakarya, seminar, dan pertemuan memicu kolaborasi dan pertukaran gagasan baru secara gratis.

Responsif

Salah satu aspek komunikasi yang sangat penting yang sering diabaikan adalah mendengarkan. Mendengarkan secara aktif diperlukan untuk membuat anggota tim tahu bahwa apa yang mereka katakan, tulis atau tampilkan telah diterima dengan tepat. Umpan balik datang dalam berbagai bentuk. Secara langsung, bahasa tubuh Anda menggambarkan tingkat perhatian Anda sementara pertanyaan dan input tepat waktu menandakan bahwa Anda mendengar pesan itu. Respons email, pesan teks, dan memo membuat anggota tim lainnya tahu bahwa pesan mereka diterima dan dipahami.