Cara Menggunakan Teknologi untuk Bekerja Lebih Efektif

Selama ribuan tahun, pedagang dan pebisnis telah menggunakan teknologi untuk membuat hidup mereka lebih mudah. Mesin cetak minyak zaitun kuno memberikan bukti bahwa pedagang dari ribuan tahun yang lalu meningkatkan produksi mereka dengan menggunakan teknologi terbaru. Pedagang saham menggunakan ticker tape 140 tahun yang lalu untuk meningkatkan kualitas informasi mereka. Selama 60 tahun, mesin fotokopi telah memungkinkan para pemimpin proyek untuk membuat tim mereka bekerja secara efektif. Teknologi terbaru saat ini dapat meningkatkan produktivitas, meningkatkan transfer informasi dan merampingkan kinerja tim.

Tindakan Berulang

Teknologi buruk dalam membuat keputusan tetapi pandai melakukan tindakan yang sama berulang kali, jadi carilah tempat dalam operasi Anda di mana orang harus melakukan tugas yang berulang. Menempatkan teknologi untuk bekerja di sana dan menempatkan orang-orang Anda untuk bekerja menggunakan otak mereka. Bergantung pada bidang pekerjaan Anda, ganti langkah pengerjaan berulang dengan casting, beberapa pembentuk logam lainnya atau penggunaan mesin kontrol numerik komputer; perbarui proses penerimaan atau reservasi sehingga staf layanan pelanggan tidak perlu memasukkan kembali informasi yang sudah ada di sistem Anda; atau memungkinkan sistem tempat penjualan Anda untuk berintegrasi dengan sistem pembukuan Anda sehingga laporan berkala dapat dihasilkan secara otomatis.

Meningkatkan Transfer Informasi

Efektivitas organisasi sering kali berkurang karena informasi tidak membuat jalannya ke mana pun ia perlu. Transfer informasi yang buruk paling terasa langsung di tim proyek - tim ad hoc atau permanen berkumpul untuk menyelesaikan tugas tertentu. Teknologi yang dapat membantu dalam bidang ini di perusahaan Anda mencakup situs web untuk menjaga informasi terkini tentang tujuan perusahaan dan status berbagai proyek dan inisiatif; alat perangkat lunak manajemen proyek jarak jauh untuk menangani tim yang didistribusikan baik secara geografis maupun dalam hal jadwal kerja; atau penggunaan alat media sosial seperti Twitter untuk membuat semua anggota tim Anda tetap terbarui.

Meningkatkan Komunikasi

Hampir setiap perusahaan dapat mengambil manfaat dari peningkatan komunikasi, baik di antara kolega atau antara staf dan pelanggan. Kadang-kadang ini bisa dalam bentuk komunikasi langsung, waktu nyata, tetapi juga dapat mencakup informasi yang direkam untuk berfungsi sebagai sumber daya pelatihan. Perangkat keras atau perangkat lunak konferensi video yang memungkinkan Anda melakukan percakapan "tatap muka" tanpa harus melakukan perjalanan, baik melintasi kota atau melintasi dunia; perangkat lunak berbagi desktop yang memungkinkan Anda berbagi desktop dengan seseorang di Internet atau merekam tindakan Anda untuk dilihat nanti; atau peralatan video untuk merekam proses atau prosedur yang kemudian akan menjadi sumber daya untuk mendidik pelanggan Anda atau melatih karyawan baru semua dapat meningkatkan komunikasi dalam bisnis Anda.

Teknologi untuk Membantu Desain

Jika pekerjaan Anda melibatkan mendesain apa saja - furnitur, rumah, chip komputer, laser - Anda dapat menemukan alat desain yang merampingkan proses desain. Ada alat untuk membantu dengan desain itu sendiri, alat untuk membantu Anda memvisualisasikan desain Anda dan alat untuk memprediksi kinerja desain Anda. Beberapa contoh alat desain ini adalah perangkat lunak tata letak yang dapat membantu Anda menempatkan furnitur di dalam rumah, menempatkan daerah semikonduktor dalam rangkaian mikro atau membuat plot naskah film; printer 3-D, juga disebut mesin prototyping cepat, yang dapat membuat model bagian fisik yang Anda desain; dan analisis perangkat lunak yang memprediksi kinerja desain Anda, apakah itu lampu atau jembatan.

Kapan Mengadopsi Teknologi Baru

Selalu ada pertanyaan biaya-untuk-manfaat ketika datang untuk mengadopsi teknologi baru. Mesin cuci jendela otomatis dapat membebaskan Anda dari keharusan melakukannya sendiri, tetapi jika Anda menghabiskan $ 80.000 untuk menghemat lima menit kerja setiap hari, itu tidak sepadan dengan biayanya. Ada pertanyaan lain yang harus diajukan: Seberapa matang teknologi itu? Jika teknologi ini baru, bahkan jika itu akan menghemat waktu dan uang Anda, Anda mengambil risiko bahwa teknologi itu akan tetap layak dan didukung selama Anda membutuhkannya. Itu bukan untuk mengatakan bahwa Anda tidak harus mengadopsi teknologi baru, hanya mengevaluasi risiko yang mungkin layu.