Apa yang Terjadi jika Saya Tidak Memiliki Formulir W-9 untuk Seseorang yang Saya Bayar?

Layanan outsourcing kepada kontraktor independen adalah praktik umum dalam bisnis. Menghemat biaya overhead, membuat para ahli untuk melakukan tugas tertentu dengan cepat dan sering diperlukan untuk proyek jangka pendek. Ketika sebuah bisnis membayar kontraktor independen setidaknya $ 600 selama satu tahun, bisnis tersebut harus mendapatkan Formulir W-9 yang memberikan nama vendor, alamat, nomor identifikasi pajak dan segala pemotongan pajak federal yang diperlukan. Jika pemilik bisnis tidak memiliki informasi ini, mereka perlu melakukan upaya terdokumentasi untuk memperolehnya sebelum mengirim Formulir pajak 1099-Lain-lain yang tidak lengkap.

Minta Informasi

Jika Anda tidak memiliki Formulir W-9 untuk seseorang yang telah Anda bayar, Anda harus memintanya. Sebagian besar vendor rela menyediakannya. Banyak hubungan vendor dimulai dengan baik di bawah ambang batas $ 600 sehingga banyak pemilik bisnis menemukan diri mereka mundur ketika menyelesaikan persiapan pajak akhir tahun dan pembayaran akuntansi lebih dari yang diantisipasi semula. Mungkin juga bahwa vendor W-9 tetapi telah membuat kesalahan pada W-9, mentransposisi nomor yang menghasilkan kesalahan yang dicatat oleh IRS.

Informasi yang salah pada W-9 menghasilkan Formulir IRS CP-2100 atau CP-2100A, Pemberitahuan Pengajuan Tidak Benar. Dokumentasikan semua permintaan untuk W-9 saat ini. Tanyakan vendor setidaknya tiga kali. Beberapa vendor memiliki Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN) atau menggunakan Nomor Jaminan Sosial pribadi mereka untuk tujuan pendapatan. Nomor mana pun dapat diterima.

Selesaikan 1099-Lain-lain

Ketika vendor gagal memberikan dokumentasi W-9 yang tepat, pemilik bisnis masih diperbolehkan untuk memproses formulir akhir tahun 1099-Misc, melaporkan semua pendapatan kepada vendor. Ini memungkinkan bisnis untuk mengurangi pengeluaran dengan benar. Namun, karena format formulir digital tidak akan menerima dokumentasi yang tidak lengkap, siapkan kertas "Form 1099-Misc" secara manual. Perhatikan bahwa vendor menolak memberikan EIN dengan mengetik "ditolak" di kotak TIN penerima pada formulir 1099-Lain-lain. Formulir tersedia untuk dicetak secara online gratis di situs web IRS atau di toko peralatan kantor setempat untuk pembelian.

Kirimkan kepada vendor salinan 1099-Lain-Lain, kirim IRS dan sebutkan salinannya. Terserah vendor untuk merekonsiliasi informasi dengan IRS dan membayar pajak yang sesuai.

Bisnis Masa Depan Dengan Vendor

Ketika pemilik bisnis tidak dapat memperoleh atau memverifikasi EIN vendor, ia tidak dilarang melakukan bisnis dengan vendor itu dengan hukum pajak apa pun. Namun, ia diharuskan untuk mulai memotong pajak federal segera untuk memastikan semua pajak yang sesuai dibayarkan untuk pekerjaan. Ini membantu IRS menemukan kontraktor independen yang tidak melaporkan semua pendapatan pada pengembalian pajak bisnis atau berusaha menghindari persyaratan pemotongan cadangan yang sudah diberlakukan. Pemilik bisnis dapat terus memproses 1099-Lain-Lain tetapi harus mengirimkan pembayaran di masa depan dengan 24 persen sudah diambil dari pembayaran vendor dan mengirimkan jumlah yang dipotong langsung ke IRS.