Cara Menulis Rencana Solusi Proyek Bisnis

Dokumen kasus bisnis dan rencana proyek dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan mengusulkan solusi untuk berbagai masalah bisnis. Perbedaannya adalah bahwa sementara dokumen kasus bisnis menyajikan sejumlah solusi yang mungkin untuk masalah bisnis, rencana proyek mengusulkan solusi tunggal. Karena biasanya ada lebih dari satu cara untuk menyelesaikan masalah bisnis, dokumen kasus bisnis dapat menjadi titik awal yang baik. Setelah pemilik bisnis memilih solusi terbaik, rencana proyek yang menentukan langkah-langkah tindakan untuk memecahkan masalah kemudian dapat dikembangkan.

Identifikasi dan Analisis Masalah

Identifikasi akar penyebab dan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap masalah dengan melakukan analisis sebab-akibat. Mulailah dengan deskripsi masalah yang jelas dan tertulis. Nyatakan masalah yang sebenarnya, termasuk perincian seperti siapa yang terlibat dan kapan dan di mana itu terjadi atau terjadi. Kejelasan sangat penting untuk mengembangkan pemahaman yang komprehensif tentang masalah tersebut. Selanjutnya, identifikasi dan jelaskan bagaimana faktor-faktor nyata dan tidak berwujud seperti peralatan, proses bisnis atau sikap dapat berkontribusi terhadap masalah. Misalnya, masalah seperti pergantian karyawan yang tinggi mungkin terkait dengan kegagalan umum untuk merekrut orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Pelatihan SDM yang tidak mencukupi, pengujian keterampilan yang tidak efektif, dan hambatan komunikasi antara manajer departemen dan SDM mungkin semuanya merupakan faktor yang berkontribusi.

Brainstorm Kemungkinan Solusi

Sebagian besar masalah bisnis memiliki banyak pilihan solusi. Dalam fase mengembangkan rencana solusi proyek Anda harus mengidentifikasi dan mengeksplorasi semuanya. Mulailah dengan brainstorming untuk membuat daftar opsi solusi yang memungkinkan, masing-masing menangani faktor kontribusi yang diidentifikasi. Jelaskan setiap opsi sedetail mungkin. Misalnya, solusi yang mungkin untuk mengurangi pergantian karyawan yang tinggi mungkin termasuk mendirikan departemen SDM formal atau pelatihan tambahan untuk mendukung pemilik bisnis atau karyawan lain yang saat ini bertanggung jawab untuk mewawancarai dan merekrut karyawan baru. Menerapkan prosedur pengujian keterampilan terkomputerisasi atau mengembangkan protokol komunikasi untuk manajer SDM dan departemen adalah solusi alternatif tambahan.

Analisis dan Prioritaskan

Melakukan analisis biaya-manfaat untuk setiap solusi yang mungkin dan kemudian memprioritaskan setiap solusi sesuai dengan seberapa berhasil memecahkan masalah dengan cara yang paling hemat biaya. Analisis biaya-manfaat untuk setiap solusi harus mencakup perkiraan biaya penuh, proyeksi manfaat finansial dan tidak berwujud, dan perkiraan atau kerangka waktu kapan solusi tersebut diharapkan dapat terbayar. Meskipun tidak mungkin, ada kemungkinan bahwa solusi yang paling hemat biaya mungkin tidak mengambil tindakan pada saat ini. Ini tergantung pada tingkat keparahan masalah dan potensi dampak jangka panjangnya pada efisiensi dan profitabilitas bisnis.

Buat Rencana Proyek

Langkah terakhir dalam menulis rencana solusi proyek bisnis adalah memilih solusi dan membuat rencana proyek. Rencana solusi menyeluruh mencakup tujuan proyek, daftar hasil yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek, dan jadwal atau jadwal untuk menyelesaikan proyek. Dokumentasi pendukung seperti persyaratan personel dan sumber daya, strategi komunikasi proyek, dan identifikasi risiko serta rencana manajemen juga harus dibuat dan dimasukkan ke dalam rencana proyek.