Empat Jenis Komunikasi dalam Menulis Bisnis

Bisnis yang efektif berkembang dengan keterampilan komunikasi yang kuat. Komunikasi tertulis, khususnya, digunakan dalam semua jenis bisnis dalam berbagai cara. Gaya komunikasi bisnis yang sehat meningkatkan komunikasi antar kantor, mendorong keberhasilan di antara karyawan dan meningkatkan laba. Memahami gaya penulisan bisnis yang berbeda membantu meningkatkan dokumentasi bisnis secara keseluruhan.

Komunikasi Berorientasi Hasil

Salah satu aspek dari penulisan bisnis berfokus pada menghasilkan hasil. Menulis bisnis yang berorientasi pada hasil ditandai dengan suara aktif, mendorong pembaca untuk melakukan sesuatu. Gaya penulisan ini harus diakhiri dengan ajakan untuk bertindak dan instruksi khusus untuk diikuti pembaca. Jenis komunikasi ini biasanya terjadi di dalam kantor. Seorang manajer proyek dapat mengirim memo ke timnya dengan tujuan untuk minggu ini dan cara-cara bagi tim untuk mencapai tujuan ini. Nada karya semacam itu harus memotivasi untuk mendorong hasil.

Komunikasi Informasi

Tidak semua tulisan bisnis memiliki tujuan jangka panjang atau signifikan. Beberapa dokumen hanya memberikan informasi kepada karyawan, apakah itu email tentang perubahan tunjangan karyawan atau manual bantuan untuk mesin fotokopi kantor. Bagian informasi ini harus ditulis dengan ringkas dan jelas. Potongan-potongan harus secara preemptive menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki pembaca. Misalnya, bagian pertanyaan yang sering diajukan tentang konten dapat membantu memperjelas informasi.

Komunikasi Persuasif

Beberapa tulisan bisnis memiliki nada persuasif. Banyak organisasi mengajukan proposal untuk mendapatkan lebih banyak pekerjaan, apakah itu layanan kebersihan yang mencari klien baru atau organisasi nirlaba yang mengajukan permohonan hibah pemerintah. Dalam jenis komunikasi ini, penulis menggunakan bahasa persuasif, dengan fokus pada penekanan manfaat bagi pembaca. Dengan menggunakan suara orang kedua "Anda", penulis dapat berbicara tentang bagaimana pembaca akan terkena dampak positif dengan melakukan bisnis dengan organisasi mereka.

Komunikasi Negatif

Dalam bisnis, tidak setiap bagian dari materi tertulis memberikan informasi positif. Menulis tentang subjek negatif adalah tugas yang menantang, tetapi seringkali tidak terhindarkan, bagi sebagian besar penulis bisnis. Misalnya, seorang spesialis sumber daya manusia mungkin harus menulis surat tentang paket PHK atau pesangon. Dalam jenis komunikasi ini, penulis harus menggunakan nada yang tegas tetapi empatik dan menulis dengan ringkas untuk memberikan informasi penting secara langsung.