Bentuk Apa yang Perlu Diperlukan Usaha Kecil untuk Karyawannya?

Bisnis diharuskan oleh hukum untuk mengajukan formulir tertentu untuk semua karyawan mereka. Ini termasuk formulir yang dimandatkan oleh Internal Revenue Service dan kantor imigrasi AS: formulir Verifikasi Kelayakan Pekerjaan, atau Formulir I-9; Pernyataan Upah dan Pajak W-2; dan Sertifikat Tunjangan Pemotongan Pegawai federal, atau Formulir W-4. Negara juga mewajibkan karyawan untuk mengisi formulir, meskipun formulir ini bervariasi dari satu negara ke negara lain.

I-9

Kantor Kewarganegaraan dan Layanan Imigrasi AS memantau kelayakan karyawan di seluruh negara. Agen federal ini memiliki wewenang untuk mengaudit catatan perusahaan untuk memastikan bahwa Formulir I-9, Verifikasi Kelayakan Ketenagakerjaan, diisi untuk setiap karyawan, dan bahwa semua karyawan memiliki hak hukum untuk bekerja di Amerika Serikat. Peraturan keimigrasian mensyaratkan majikan untuk memverifikasi kelayakan dalam waktu tiga hari perekrutan. Bisnis harus menyimpan formulir I-9 selama minimal tiga tahun setelah perekrutan. Jika seorang karyawan meninggalkan tempat kerja, apa pun kondisinya, pemilik bisnis harus menyimpan formulir I-9 selama setidaknya satu tahun.

W-2

Untuk setiap karyawan yang mendapatkan kompensasi, peraturan federal mewajibkan Formulir W-2, Upah dan Pernyataan Pajak, diisi setiap tahun dan dikirim ke Administrasi Jaminan Sosial. Pemilik bisnis juga harus memberikan salinan W-2 kepada setiap karyawan untuk keperluan pajak individu. Formulir ini merinci upah dan gaji yang dibayarkan untuk tahun kalender sebelumnya. Itu harus dikirim ke karyawan pada 31 Januari dan ke Administrasi Jaminan Sosial (SSA) selambat-lambatnya 1 April jika diajukan secara elektronik. Formulir kertas harus dikirim ke SSA pada akhir Februari.

W-4

Ketika seorang karyawan baru dipekerjakan, ia biasanya diminta untuk mengisi Sertifikat Tunjangan Pemotongan, yang dikenal sebagai formulir W-4. Formulir ini memberikan bisnis informasi yang diperlukan untuk menahan jumlah pajak yang tepat, berdasarkan jumlah tunjangan dan status pengajuan yang ingin diklaim karyawan untuk keperluan pajak pendapatan federal. Menurut pedoman IRS, pemotongan harus dimulai dengan gaji pertama.

Persyaratan Negara

Peraturan IRS mewajibkan perusahaan untuk menyimpan catatan pajak pekerjaan untuk minimum empat tahun. Formulir pajak ketenagakerjaan negara bagian yang berkaitan dengan pemotongan bervariasi berdasarkan yurisdiksi. Periksa dengan departemen pendapatan negara bagian Anda untuk mempelajari prosedur dan formulir yang diperlukan untuk memenuhi hukum yurisdiksi.