Apa Dokumen Yang Dikandung Folder Sumber Daya Manusia?

Ada sejumlah formulir dan item yang masuk ke folder sumber daya manusia karyawan. Beberapa formulir ini dikelola untuk tujuan hukum. Yang lain diajukan karena kebijakan dan protokol perusahaan. Manajer sumber daya manusia juga menyimpan catatan pribadi karyawan sepanjang karier mereka. Perusahaan kecil dapat memilih untuk memindai semua atau sebagian dokumen karyawan untuk membuat file elektronik. Dengan begitu file-file tersebut tidak rentan terhadap kerusakan akibat kebakaran, air atau pencurian.

Dokumen legal

Pemilik usaha kecil harus memiliki dokumen hukum tertentu untuk karyawan. Salah satu contoh adalah formulir I-9, yang memverifikasi bahwa seorang karyawan dapat secara legal bekerja di Amerika Serikat. Perusahaan juga dapat menyimpan foto SIM dan kartu Jaminan Sosial karyawan sebagai dokumentasi lebih lanjut untuk status hukumnya. Selain itu, karyawan biasanya diminta untuk mengisi formulir W-4 pada hari mereka memulai pekerjaan mereka, yang termasuk dalam folder sumber daya manusia mereka. Formulir ini menunjukkan jumlah pembebasan pajak pribadi yang diklaim karyawan.

Dokumen Terkait Pekerjaan

Departemen sumber daya manusia juga menyimpan resume dan aplikasi karyawan dalam folder. Barang-barang ini biasanya diserahkan ketika seorang karyawan melamar pekerjaan. Perusahaan menyimpan catatan-catatan ini jika mereka perlu memeriksa latar belakang seseorang. Dokumen terkait pekerjaan lain yang disimpan dalam folder sumber daya manusia adalah uraian tugas karyawan. Ini adalah ringkasan dari tanggung jawab pekerjaan karyawan, yang biasanya dibagi menjadi beberapa fungsi, seperti mengelola karyawan, bekerja dengan teman sebaya, komunikasi dan pengetahuan teknis.

Dokumen Terkait Kinerja

Tinjauan kinerja adalah dokumen penting lainnya yang disimpan dalam folder sumber daya manusia. Menyimpan catatan penilaian kinerja karyawan atau ulasan dapat membantu melindungi bisnis dari tuntutan hukum. Misalnya, bisnis kecil mungkin menghadapi gugatan pemutusan hubungan kerja yang salah dari mantan karyawan. Pemilik bisnis dapat membuktikan dengan lebih baik bahwa pemutusan hubungan kerja disebabkan oleh kinerja jika ia menyimpan salinan penilaian kinerja karyawan. Demikian pula, catatan tindakan disipliner atau penulisan dapat disimpan dalam folder.

Dokumen Lainnya

Pengusaha juga menyimpan catatan atau kehadiran karyawan, penghargaan dan riwayat kesehatan dalam folder sumber daya manusia. Catatan kehadiran memungkinkan para manajer untuk menentukan apakah seorang karyawan melebihi hari sakit atau liburan. Seringkali, perusahaan menawarkan penghargaan berkala kepada karyawan, yang juga dapat disimpan dalam arsip. Penghargaan ini dapat mencakup promosi penjualan "karyawan bulan ini" atau penghargaan khusus. Catatan medis biasanya disimpan untuk memastikan kepatuhan dengan undang-undang ADA tertentu, yang berkaitan dengan Undang-Undang Penyandang Cacat Amerika. Departemen sumber daya manusia dapat membuat folder terpisah untuk catatan medis untuk tujuan kerahasiaan.