Cara untuk Mempromosikan Manajemen Arsip

Bahkan bisnis terkecil perlu mempromosikan nilai manajemen arsip sebagai cara untuk menghemat uang dan meningkatkan laba. Manajemen catatan yang tepat juga membantu Anda mengendalikan dokumen dan data penting. Dalam beberapa kasus, manajemen arsip memainkan peran penting ketika Anda perlu mengakses dokumen untuk audit atau untuk menentukan stabilitas keuangan perusahaan Anda. (Lihat Referensi 1 dan Referensi 2)

Siapkan Pedoman

Langkah pertama dalam mempromosikan manajemen arsip yang solid adalah mempersiapkan dan berbagi kebijakan dan prosedur dengan staf Anda yang menjelaskan bagaimana manajemen arsip ditangani. (Lihat Referensi 5) Menurut Ohio State University, manual Anda harus menyertakan catatan yang masing-masing orang bertanggung jawab untuk mengelola. Anda juga perlu menyediakan metode untuk mengambil inventaris dan menentukan berapa lama catatan harus disimpan. Topik lainnya termasuk penyimpanan dan konversi catatan ke versi digital. (Lihat Referensi 3)

Latihan

Sesi pelatihan dapat membantu karyawan memahami pentingnya menangani manajemen catatan dengan benar. Telusuri karyawan melalui kebijakan dan prosedur perusahaan Anda sehingga semua orang mengerti cara menangani, menyimpan, dan membuang catatan.

Waktu lain untuk melatih staf tentang pentingnya manajemen arsip adalah selama seminar tentang pemulihan bencana. Karena ini berfokus pada masalah keselamatan serta meminimalkan kerugian pada bisnis Anda, pelatihan harus fokus pada bagaimana manajemen arsip menjadi perhatian penting setelah terjadi bencana besar. (Lihat Referensi 4) Setelah pelatihan selesai, gantung poster di area umum dan gunakan untuk menunjukkan pentingnya manajemen arsip sebagai pengingat untuk tetap di atas dokumen dan data elektronik.

Rapat Staf

Sisihkan waktu di setiap rapat staf untuk mengingatkan staf tentang elemen spesifik dari kebijakan dan prosedur manajemen arsip Anda. Sesi singkat ini berfungsi sebagai pengingat untuk membantu karyawan tetap di atas subjek. Ubah proses pembelajaran menjadi kegiatan yang menyenangkan dengan memecah staf Anda menjadi kelompok-kelompok kecil dan memberi mereka kuis satu atau dua pertanyaan tentang manajemen arsip. Para anggota tim pertama yang mendapatkan jawaban yang benar memenangkan hadiah kecil.

Brainstorm

Apakah Anda sedang mengembangkan pedoman manajemen catatan Anda untuk pertama kalinya atau melakukan tinjauan untuk mencari area untuk meningkatkan prosedur Anda, libatkan staf Anda. Siapkan sesi curah pendapat untuk meminta pendapat mereka tentang peningkatan sistem manajemen catatan perusahaan Anda. Promosikan sesi melalui pengingat email dan undangan email pribadi untuk mendorong staf untuk berpartisipasi dan memastikan pendapat mereka dihargai.