Cara untuk Menjaga Informasi Rahasia Aman di Meja Resepsionis

Informasi verbal dan tertulis rahasia sering melewati area penerimaan. Namun banyak pemilik bisnis tidak memiliki perlindungan yang memadai untuk mencegah perincian rahasia jatuh ke tangan yang salah. Apa pun jenis informasi - apakah itu nama klien, resep pasien atau detail pengujian diagnostik, proyek bisnis mendatang atau masalah hukum - menjaganya tetap aman memerlukan perlindungan yang tepat.

Buat Rencana Lantai Privasi

Salah satu cara Anda menjaga keamanan informasi adalah dengan mengatur tata letak area penerimaan dengan cara yang membuatnya lebih sulit bagi klien atau vendor yang menunggu untuk melihat dokumen rahasia atau mendengar detail rahasia dari percakapan telepon atau tatap muka. Misalnya, Anda dapat mengatur area penerimaan dan tunggu di dua kamar yang terpisah atau - jika Anda memiliki denah lantai terbuka - pasang panel dinding akustik yang buram di antara area tersebut. Dengan pengaturan mana pun, panel dinding dapat memisahkan area meja resepsionis yang berbeda, seperti check-in, check-out, dan konsultasi di beberapa kantor medis.

Menetapkan Prosedur Meja Penerimaan

Tata letak yang diubah tidak dapat mencegah semua anggota staf dan pengunjung non-penerimaan dari mendapatkan akses ke informasi rahasia di meja resepsionis. Menetapkan aturan dan prosedur yang jelas untuk diikuti karyawan akan membantu. Misalnya, Anda mungkin meminta agar hanya staf resepsi yang diizinkan di belakang meja. Anda mungkin juga meminta staf resepsi untuk menutupi dokumen rahasia ketika seseorang mendekati meja, atau logout komputer dan mengunci dokumen rahasia setiap kali mereka meninggalkan workstation mereka dengan alasan apa pun.

Mendidik Staf dan Publik

Penting juga bahwa semua karyawan Anda dan masyarakat memahami dan mengikuti aturan Anda. Pendidikan staf dapat mencakup pelatihan kerahasiaan dan privasi, buku peraturan dan prosedur meja resepsionis untuk referensi di masa mendatang, dan tanda atau poster yang mengingatkan anggota staf akan tanggung jawab mereka untuk melindungi informasi rahasia. Pendidikan publik mungkin melibatkan pengiriman informasi terkait melalui pos dan surat elektronik untuk pengunjung yang berulang, seperti klien reguler, pasien atau vendor. Selain itu, Anda dapat memasang rambu-rambu pengunjung di dekat meja resepsionis dan di sekitar ruang tunggu yang dengan jelas menguraikan aturan dan harapan Anda.

Hal-hal untuk diingat

Jika bisnis Anda melibatkan perawatan kesehatan, Anda harus memverifikasi bahwa setiap perubahan yang dilakukan untuk melindungi informasi rahasia di meja resepsionis sejalan dengan aturan yang ditetapkan oleh Privasi Informasi Kesehatan dan Akuntabilitas Act. Beberapa resepsionis tanpa disadari mengungkapkan informasi rahasia melalui telepon atau di tempat umum. Tekankan dengan staf Anda bahwa mereka tidak boleh mendiskusikan informasi rahasia dengan siapa pun kecuali orang atau orang yang disetujui untuk mendengarnya. Mereka juga harus menunggu sampai setelah pengunjung pindah dari area meja resepsionis sebelum membahas informasi rahasia.