Cara Menulis Surat Proposal untuk Outsourcing

Outsourcing menikmati lonjakan rasa hormat sekarang karena bisnis dari semua jenis dan ukuran berusaha untuk menahan biaya dan beroperasi lebih efisien. Membuat kasus untuk outsourcing sering melintasi meja pemilik bisnis ketika dia mencari pinjaman bisnis dan harus menjelaskan alasannya dalam surat proposal. Perlakukan latihan ini sebagai satu bagian penulisan solusi masalah, satu bagian penulisan argumentatif, yang mengharuskan Anda mengantisipasi dan mengatasi kemungkinan keberatan. Pilih kata-kata Anda dengan jelas dan presisi dan kemudian perhatikan proposal Anda membuahkan hasil.

1.

Nilai pengalaman perusahaan Anda dengan outsourcing dan plot proposal Anda sesuai. Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki fungsi pekerjaan outsourcing di masa lalu dengan hasil positif, Anda mungkin menghadapi "penjualan mudah." Jika memiliki fungsi outsourcing dengan hasil negatif, Anda akan pintar untuk mengatasi bagaimana proposal Anda akan menghilangkan kekecewaan masa lalu. Dan jika perusahaan Anda tidak pernah mengalihdayakan fungsi pekerjaan, Anda akan bijaksana untuk memecah resistensi dan memberikan spesifikasi yang lebih besar tentang mengapa "konsep baru" ini layak untuk diterapkan. Mengantisipasi tanggapan akan membantu Anda merumuskan surat yang lebih menarik.

2.

Penelitian opsi outsourcing untuk kepentingan menjawab pertanyaan kunci: Bagaimana perusahaan Anda akan menemukan orang yang kompeten untuk memenuhi kebutuhan yang ada? Mengumpulkan informasi dan mendokumentasikan perkiraan biaya. Untuk menjual proposal outsourcing Anda, Anda harus menjualnya sendiri.

3.

Mulailah surat proposal Anda dengan pengakuan masalah atau masalah yang ada dan keyakinan kuat Anda terhadap solusinya: outsourcing. Katakanlah Anda menjalankan bisnis renovasi yang harus mengajukan tawaran tepat waktu kepada pelanggan potensial. Tim kontraktor Anda sibuk bertemu dengan klien dan melakukan pengukuran tetapi tidak punya waktu untuk menulis proposal profesional dengan biaya terperinci. Pekerjaan ini sporadis - keributan beberapa minggu dan hampir tidak ada selama yang lain. Dalam hal ini, paragraf pembuka Anda yang menggugah pikiran mungkin mengatakan, “Karena perusahaan saya menikmati kebangkitan yang menguntungkan, saya perlu melihat cara-cara agar saya dapat terus menyediakan layanan pelanggan utama perusahaan saya dikenal dengan biaya yang tinggi. Dengan semangat ini, saya percaya saya harus mengalihdayakan tugas menulis tawaran dan mengirim surat klien ke kontraktor independen. "

4.

Ambil langkah mundur dari proposal Anda dan jelaskan masalahnya - dalam hal ini, bahwa tim kontraktor Anda berjuang untuk memberikan tawaran tepat waktu. Gambarkan masalah secara nyata dan nyata dengan anekdot. Dalam contoh ini, Anda dapat menjelaskan bagaimana kontraktor Anda berusaha responsif terhadap panggilan klien tetapi tidak dapat mengikuti tindak lanjut: mengirimkan tawaran proyek yang tepat waktu.

5.

Jelaskan konsekuensi dari situasi saat ini. Dalam hal ini, Anda dapat merinci bagaimana kontraktor Anda menambah jam lembur tetapi masih gagal mengirimkan tawaran proyek yang tepat waktu. Hitung berapa besar nilai penawaran "hilang" ini bagi perusahaan Anda dalam dolar nyata.

6.

Sampaikan kasus Anda untuk outsourcing dan tekankan yang positif - dalam hal ini menggarisbawahi bahwa kontraktor independen yang Anda sewa akan memberi perusahaan Anda nilai untuk segera merespons periode puncak kegiatan sambil mengembalikan keuntungan yang lebih besar kepada perusahaan Anda. Jelaskan "mekanisme" pengaturan outsourcing, perkirakan biaya yang diproyeksikan dan kumpulan bakat yang akan Anda tarik, berdasarkan penelitian Anda. Tegaskan bahwa tidak seperti karyawan, kontraktor tidak berhak atas tunjangan kesehatan medis dan lainnya, yang menjadikan pengaturan itu hemat biaya sejak awal.

7.

Mengantisipasi dan mengatasi keberatan terhadap proposal Anda, berdasarkan budaya perusahaan Anda dan rekam jejak dengan kontraktor independen. Dalam contoh ini, Anda mungkin menyerah cara yang jelas mempekerjakan seorang karyawan paruh waktu atau penuh tetapi kemudian menunjukkan pemborosan membayar karyawan ini selama jeda dalam bisnis. Ingatlah bahwa outsourcing memungkinkan Anda fleksibilitas serta kemampuan untuk menguraikan persyaratan spesifik Anda dalam kontrak tertulis. Tekankan bahwa Anda dapat dengan jelas menguraikan persyaratan ini dalam perjanjian yang dapat dibatalkan saat pemberitahuan tertulis.

8.

Ekspresikan keyakinan Anda bahwa outsourcing adalah pilihan terbaik dan paling hemat biaya untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan Anda. Tetap berpikiran terbuka untuk modifikasi proposal Anda dan ungkapkan keinginan Anda untuk membahas masalah ini di forum yang konstruktif. Terima kasih penerima surat atas waktu dan pertimbangannya.

Tip

• Setelah menulis proposal Anda, sisihkan selama beberapa hari sehingga Anda dapat memeriksanya dengan sepasang mata baru dan keinginan baru untuk spesifisitas. Jadilah kritik terburuk Anda sendiri sebelum Anda mengizinkan orang lain untuk mengambil peran itu.