Cara Menulis Proposal untuk Mengubah Struktur Departemen

Proposal bisnis umumnya terdiri dari ringkasan eksekutif, pengantar, deskripsi panjang dasar untuk perubahan, jadwal biaya dan hasil. Dengan sedikit penyesuaian, format ini juga berfungsi dengan baik untuk proposal untuk mengubah struktur departemen. Proposal Anda untuk skenario ini juga harus mencakup perhatian pada perencanaan tenaga kerja dan strategi penempatan staf. Penyusunan proposal yang dibangun dengan baik membutuhkan analisis dan perhitungan terperinci untuk pembenaran yang memadai.

Buat konsep pengantar untuk proposal Anda. Nyatakan posisi, peran departemen, dan tujuan proposal Anda, serta tanggal efektif untuk ide proposal. Buat pengantar Anda singkat - tidak lebih dari dua paragraf.

Jelaskan struktur departemen Anda saat ini. Identifikasi kepemimpinan departemen, termasuk manajer, penyelia, dan pemimpin tim. Tunjukkan berapa banyak karyawan yang melapor kepada setiap orang di tim kepemimpinan dan struktur pelaporan. Illustrasikan struktur departemen Anda saat ini menggunakan deskripsi tertulis serta bagan organisasi untuk perbandingan visual. Gunakan satu hingga dua halaman untuk bagian proposal Anda ini.

Bandingkan struktur departemen Anda saat ini dalam hubungannya dengan keseluruhan organisasi. Misalnya, jika struktur departemen Anda berbeda dengan struktur departemen lainnya, tunjukkan itu dan jelaskan mengapa jika Anda tahu sejarah bagaimana struktur departemen dicapai. Jelaskan hubungan antar departemen yang Anda miliki. Untuk departemen penjualan, misalnya, jelaskan seberapa dekat Anda bekerja dengan departemen pengiriman dan kualitas hubungan kerja antara karyawan dari kedua departemen. Ulangi analisis ini untuk setiap departemen yang sering berinteraksi dengan Anda, menghabiskan tidak lebih dari satu halaman penuh untuk membandingkan setiap dua departemen.

Buat daftar struktur departemen alternatif yang dianggap layak. Jelaskan masing-masing - kira-kira satu halaman untuk setiap struktur yang berbeda - menjelaskan bagaimana hubungan pelaporan akan berubah, jumlah karyawan di setiap bidang departemen dan cara tugas karyawan dapat berubah berdasarkan struktur alternatif. Misalnya, anggap Anda saat ini memiliki enam area berbeda dalam departemen Anda dan Anda mempertimbangkan menggabungkan area untuk membuat hanya tiga area terpisah. Jelaskan bagaimana struktur itu terlihat: berapa banyak karyawan yang bekerja di tiga area dan bagaimana hubungan pelaporan berubah berdasarkan lebih sedikit area yang memiliki wewenang pengawas.

Tulis analisis untuk setiap struktur alternatif. Timbang pro dan kontra untuk setiap alternatif. Jelaskan bagaimana efisiensi dan produktivitas departemen akan berubah. Sertakan perubahan tenaga kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi setiap restrukturisasi alternatif.

Perkirakan biaya untuk setiap struktur alternatif dari awal, termasuk biaya reorganisasi hingga biaya untuk mempertahankan struktur baru. Hitung pengembalian investasi dalam biaya awal untuk reorganisasi dan perlihatkan penghematan departemen untuk mempertahankan struktur baru. Jika proposal Anda untuk reorganisasi tidak berdasarkan biaya, tunjukkan nilai reorganisasi dan bagaimana manfaatnya bagi perusahaan secara keseluruhan.

Pastikan jangka waktu dan estimasi Anda didasarkan pada tahun fiskal perusahaan dan jadwal triwulanan. Bagian proposal Anda ini mungkin perlu satu halaman untuk setiap analisis struktur alternatif.

Finalisasi proposal Anda. Periksa kembali perhitungan Anda dan informasi yang terkandung dalam penilaian Anda tentang manfaat restrukturisasi departemen. Siapkan ringkasan eksekutif sebagai halaman sampul untuk proposal bisnis. Ringkasan eksekutif, yang berisi hal-hal penting dan poin utama dari perubahan yang Anda usulkan, seharusnya tidak lebih dari satu halaman penuh.