Cara Menulis Pemberitahuan Penarikan Kembali Produk

Kegagalan untuk bertindak cepat jika suatu produk yang dijual oleh perusahaan Anda ternyata salah atau berbahaya dapat berubah menjadi mimpi buruk hukum dan hubungan masyarakat. Segera setelah Anda diberitahu tentang masalah dengan salah satu produk yang dijual bisnis Anda, Anda harus bergerak cepat untuk memastikan pelanggan Anda - baik itu pengecer, anggota masyarakat, atau keduanya - diberi tahu tentang mengeluarkan dan tahu cara mengembalikan item yang menyinggung. Salah satu langkah pertama Anda adalah menulis pemberitahuan penarikan kembali produk.

1.

Kumpulkan tim manajemen Anda bersama ketika Anda menerima informasi bahwa salah satu produk Anda mungkin salah atau berbahaya. Menentukan produk atau produk mana yang terpengaruh, dan apakah masalahnya diisolasi untuk satu batch barang.

2.

Hubungi otoritas pengaturan yang mengatur industri Anda. Mungkin memiliki prosedur penarikan produk yang spesifik. Mungkin juga ingin mengeluarkan pemberitahuan bersama dengan perusahaan Anda.

3.

Draft siaran pers dengan "URGENT: [NAMA PRODUK] RECALL" yang tertulis di bagian atas halaman bersama dengan tanggal. Sertakan deskripsi rinci tentang produk dan kode produk atau nomor seri yang muncul pada item itu sendiri atau kemasannya. Tuliskan deskripsi masalahnya. Peringatkan pelanggan untuk tidak menggunakan produk dan pengecer untuk tidak menjualnya. Jelaskan bagaimana pelanggan atau pengecer dapat mengembalikan produk untuk pengembalian uang penuh. Sertakan reproduksi label produk dan gambar item itu sendiri. Tambahkan nomor telepon dan email serta alamat pos tempat pelanggan dapat menghubungi perusahaan Anda tentang pemberitahuan penarikan kembali.

4.

Kirim siaran pers ke layanan kawat berita untuk didistribusikan ke outlet media dan mempostingnya di situs web Anda. Jika Anda memiliki basis data email dan alamat pos pelanggan yang membeli produk yang terkena dampak, kirimkan kepada mereka versi siaran pers Anda dalam bentuk surat atau email. Jika Anda telah memasok produk yang terkena dampak ke pengecer atau grosir, kirimi mereka salinan pemberitahuan penarikan kembali dan hubungi mereka melalui telepon untuk mengatur pengembalian.

5.

Hasilkan poster besar yang berisi informasi yang sama dengan yang Anda masukkan dalam siaran pers untuk ditampilkan di toko Anda jika Anda juga memiliki operasi ritel.

6.

Rancang iklan media cetak yang berisi pemberitahuan penarikan kembali Anda. Letakkan di situs web Anda. Beli ruang media di koran atau majalah lokal atau nasional untuk menampilkannya. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menyewa agen hubungan masyarakat yang berspesialisasi dalam manajemen krisis.