Cara Menulis Garis Besar Kebijakan & Prosedur

Menulis garis besar tugas kebijakan dan prosedur tidak di bagian atas daftar ember semua orang karena membuat arah langkah-demi-langkah membosankan. Untuk berhasil dalam upaya ini, Anda harus bersedia untuk terlibat dalam analisis tugas dan mengikuti model sederhana untuk menulis arahan tugas. Garis besar mungkin tidak mencakup setiap langkah untuk suatu tugas, tetapi harus mencakup langkah-langkah utama. Tujuan Anda adalah membuat garis besar agar mudah diikuti oleh pengguna, yang berarti Anda harus menentukan audiens Anda sebelum menulis garis besar.

Pertimbangan

Bedakan antara arti "kebijakan" dan "prosedur." Kebijakan adalah kalimat, paragraf atau grup paragraf yang mendefinisikan aturan atau menjelaskan posisi resmi organisasi tentang masalah yang memengaruhi banyak pekerja. Kebijakan yang baik juga menjelaskan mengapa itu penting bagi anggota organisasi. Prosedur menjelaskan bagaimana aturan atau posisi organisasi diimplementasikan. Suatu kebijakan mungkin tidak memiliki prosedur terkait, tetapi banyak prosedur dapat jatuh di bawah kebijakan yang sama. Bagi pengguna untuk memahami garis besar tugas kebijakan, menentukan istilah yang tidak dikenal dan membuat referensi ke prosedur terkait.

Format dan Substansi

Rancang format yang berdiri sendiri untuk garis besar tugas Anda atau ikuti templat atau seperangkat pedoman yang diterbitkan oleh organisasi Anda. Setelah Anda memiliki format, Anda siap untuk menganalisis tugas. Kerjakan sendiri atau amati orang lain melakukan tugas itu, mungkin beberapa kali. Analisis tugas. Identifikasi langkah-langkah utama dalam proses dan pertimbangkan apakah pengguna harus membuat keputusan saat mereka mengikuti urutan langkah-langkah dalam garis besar tugas. Misalnya, saat membungkus kado, pengguna dapat memutuskan sejak awal apakah ujung kertas akan terselip di sisi kotak atau di sepanjang tepi atas atau bawah kotak.

Bahasa

Pilihan kata-kata dalam garis besar tugas sangat penting. Identifikasi siapa yang akan membaca garis besar tugas dan tingkat pelatihan serta pengalaman yang mereka miliki. Jika mereka tidak memiliki pengalaman, garis besar harus terperinci. Gunakan bahasa sederhana - kata kerja aksi yang kuat dan kata-kata penghubung. Hapus kata-kata yang tidak perlu. Misalnya, memberi tahu pengguna untuk "membungkus kotak hadiah kardus dengan menyelaraskan kedua ujung kertas pembungkus di sepanjang garis simetri vertikal di sepanjang tepi bawah kotak" adalah kata-kata yang membingungkan dan membingungkan. Ungkapan yang lebih baik adalah "Tempatkan kertas hadiah menghadap ke bawah pada permukaan datar. Tempatkan kotak hadiah di tengah kertas hadiah, dengan tepi bawah menghadap ke atas. Lipat kertas hadiah di kedua sisi kotak sehingga kedua sisi sejajar di tengah." Hindari kata sifat yang tidak meningkatkan makna dan istilah teknis seperti "garis simetri vertikal." Misalnya, jika Anda menulis "kertas kado" atau "kertas kado" alih-alih "kertas kado", pengguna harus memahami makna Anda.

Gaya

Daftar berpoin dan bernomor mudah diikuti. Cobalah kiat-kiat lain ini untuk membuat garis besar tugas lebih bermanfaat. Pertama, pertahankan setiap item dalam daftar sesingkat mungkin, seperti satu atau dua kalimat. Kedua, memvisualisasikan implementasi prosedur. Bertujuan untuk konsistensi, sehingga banyak pengguna dapat mengikuti garis besar dan melakukan tugas dengan cara yang sama. Akhirnya, biarkan pembaca meninjau garis besar tugas dan mencari bahasa yang tidak jelas dan kata-kata yang tidak perlu. Mintalah pengulas untuk mencoba langkah-langkah dalam garis besar dan melihat apakah mereka dapat mengikuti mereka dengan mudah dari awal hingga selesai. Setelah Anda memperbaiki setiap masalah yang diidentifikasi oleh pengulas, garis besar tugas siap untuk manual kebijakan dan prosedur serta pelatihan karyawan.