Penggunaan Sistem Informasi dan Akuntansi

Sebagian besar tugas akuntansi saat ini diproses dalam komputer, sehingga sistem informasi memiliki dampak besar pada bagaimana akuntansi dilakukan dan laporan apa yang dihasilkan. Tidak hanya tugas-tugas akuntansi dilakukan dengan kecepatan tinggi, mereka juga dibuat mudah dilakukan untuk sebagian besar bisnis. Perhitungan dilakukan secara otomatis dengan kesalahan lebih sedikit daripada akuntansi manual, sangat meningkatkan efisiensi.

Spreadsheet

Program spreadsheet pertama disebut VisiCalc, dan dirancang oleh Robert Frankston dan Dan Bricklin pada tahun 1979 untuk menyederhanakan analisis keuangan. Itu dilakukan perhitungan lebih dari 254 baris dan 63 kolom. Pada tahun 1983, program spreadsheet yang lebih canggih, Lotus 1-2-3, memungkinkan lebih banyak baris dan kolom ditambah pengelolaan data dan grafik. Ini adalah hit dengan akuntan, yang sering perlu menganalisis data, dan melakukan perhitungan dan pemodelan yang kompleks. Misalnya, sel - persimpangan kolom dan baris - dapat diubah dan perhitungan diperbarui secara otomatis dengan informasi baru. Saat ini, Excel dan spreadsheet lainnya adalah roti dan mentega banyak akuntan, membuat hidup lebih mudah dan lebih efisien.

Jurnal umum

Bertahun-tahun yang lalu, buku besar, daftar akun dan transaksi, disimpan di kertas dan dipelihara secara manual, tugas yang menyita waktu untuk akuntan. Jika neraca tidak seimbang, kadang-kadang dibutuhkan akuntan berhari-hari untuk menemukan kesalahan. Hari-hari ini berakhir dengan akuntansi terkomputerisasi, di mana matematika ditangani secara otomatis dan laporan keuangan dikompilasi dengan menekan satu tombol.

Modul

Sementara buku besar berisi akun dan transaksi umum, rincian transaksi sering disimpan dalam modul terpisah. Informasi dari modul-modul ini kemudian ditransfer ke buku besar. Sebagai contoh, modul hutang dagang menangani semua masalah yang menyangkut hutang dagang, termasuk nama vendor, tanggal faktur, periksa pencetakan dan data lain yang penting untuk proses pembayaran tagihan. Ketika faktur dimasukkan dan dibayar, biaya, hutang dan uang tunai diakui dan ditransfer ke buku besar. Ada modul untuk piutang, inventaris, dan proses lain yang membutuhkan ruang kerja di luar buku besar, tetapi terhubung dengannya.

Perangkat Lunak Akuntansi Khusus

Tren dalam praktik pemrograman adalah menargetkan industri tertentu dan membuat seluruh program disesuaikan untuk industri tersebut. Hasilnya adalah seluruh sistem yang dibuat dengan alat khusus untuk sektor-sektor tertentu, seperti ritel, nirlaba atau manufaktur. Itu membuat akuntansi terkomputerisasi cepat untuk diatur dan digunakan. Alih-alih menunggu seorang programmer untuk mengembangkan perangkat lunak Anda, Anda dapat membeli satu dari rak yang sekitar 90 persen baik untuk keperluan Anda dan hanya membutuhkan sedikit penyesuaian.

Risiko

Sistem informasi membantu dengan kecepatan dan ketepatan, tetapi masih ada ruang untuk kesalahan manusia. Jika informasi yang dimasukkan salah, sistem mungkin tidak akan menangkapnya. Misalnya, sistem tidak tahu bahwa pembayaran $ 200 sebenarnya $ 20 dan dimasukkan dan dibayar secara tidak sengaja. Kesalahan dan penipuan masih terjadi dalam akuntansi dan kontrol internal diperlukan untuk mencegah atau mendeteksi risiko ini. Sistem yang terkomputerisasi harus memiliki akses yang aman untuk menghindari penggunaan yang tidak sah; manajemen harus meninjau rekonsiliasi untuk memastikan mereka masuk akal dan akurat; dan pembayaran harus dilakukan hanya pada tagihan yang disetujui untuk menghindari penipuan dan kesalahan.