Cara Menulis Surat untuk Transaksi Bisnis

Sebuah surat mungkin tidak memenuhi syarat sebagai dokumen hukum, tetapi mungkin berfungsi sebagai bukti jika transaksi bisnis salah. Sekalipun Anda menulis surat untuk mengonfirmasi atau merinci transaksi bisnis untuk bisnis kecil Anda yang telah Anda diskusikan dengan seseorang, penting untuk tidak salah berkomunikasi. Mengikuti beberapa, prosedur penulisan surat dasar akan membantu Anda dan rekan Anda tetap pada gelombang yang sama, meninjau semua fakta dan menjaga transaksi Anda lancar.

1.

Tulis surat Anda di alat tulis perusahaan. Ini akan memberi penerima cara mudah untuk menghubungi Anda jika ia memiliki pertanyaan mengenai konten artikel. Ini juga dapat melindungi Anda dari tanggung jawab pribadi dengan mengonfirmasi bahwa surat itu berasal dari perusahaan dan bukan Anda secara pribadi.

2.

Alamat surat kepada seseorang daripada departemen. Jika memungkinkan, gunakan nama orang itu sebagai salam daripada "Dear Sir" atau "Kepada Siapa Pun."

3.

Perincikan alasan surat itu dalam kalimat pertama, seperti, "Saya menulis untuk mengkonfirmasi diskusi kita mengenai ..."

4.

Ikuti pernyataan Anda dengan spesifik transaksi. Misalnya, tulis, "Saya mengonfirmasi pesanan Anda dari 15 kasus widget ACME, model # 223, yang akan dikirimkan pada 23 Desember 2011." Cukup dengan merujuk widget, tanpa nomor model atau tanggal pengiriman, dapat menyebabkan komunikasi yang salah. Menambahkan informasi ini akan memperingatkan penerimanya tentang kesalahan jika telah terjadi.

5.

Tinjau surat Anda untuk melihat apakah Anda telah membahas lima W: siapa, apa, di mana, kapan, mengapa. Jangan berasumsi bahwa karena Anda telah berbicara di telepon, Anda tidak harus memasukkan nama orang atau perusahaan yang Anda hadapi dalam surat itu. Ketika Anda berkata, "Kamis depan, " rekan Anda mungkin mengira maksud Anda seminggu setelah Anda melakukannya. Spesifik seperti jika Anda menulis surat kepada seseorang yang tidak memiliki pengetahuan tentang transaksi.

6.

Nyatakan pertimbangan, atau manfaatnya, yang masing-masing akan Anda terima. Misalnya, tulis, "Saya mengonfirmasi pesanan Anda dari 15 kasus widget ACME, model # 223, yang akan dikirimkan pada 23 Desember 2011. Total harga pesanan akan menjadi $ 2, 847.52."

7.

Tambahkan tanggal pengakhiran transaksi Anda. Jika Anda tidak membatasi waktu penawaran Anda baik, rekan Anda mungkin dapat memanfaatkan kondisi pasar yang menguntungkannya dan melukai Anda berminggu-minggu atau berbulan-bulan setelah tanggal transaksi yang Anda inginkan.

8.

Periksa ejaan surat Anda. Selain terlihat tidak profesional, kesalahan ketik dapat menyebabkan kesalahan transaksi dan biaya uang perusahaan Anda.

9.

Tutup dengan indikasi bahwa Anda akan dengan senang hati menerima panggilan telepon dari klien, pelanggan, atau rekan bisnis Anda jika dia memiliki masalah.

10.

Sertakan judul dan nama perusahaan Anda di bawah tanda tangan Anda. Ini dapat melindungi Anda dari tanggung jawab pribadi, karena akan memperjelas bahwa Anda bertindak sebagai agen bisnis Anda.

11.

Tambahkan postscript, atau Informasi PS dalam PS menonjol dan memberi Anda kesempatan untuk menyoroti atau mengulangi informasi penting.