Tips Organisasi File Karyawan

Sebagai pemilik usaha kecil, penting untuk menyimpan catatan karyawan yang akurat dari sudut pandang sumber daya manusia serta memastikan kepatuhan terhadap undang-undang federal dan negara bagian. Karena pentingnya, catatan karyawan perlu diatur dengan baik untuk membantu Anda menemukan informasi kapan pun Anda membutuhkannya. Beberapa tips dapat membantu Anda mengembangkan dan mengelola sistem catatan karyawan yang efisien.

Pilih Metode yang Cocok

Pilih metode penyimpanan file yang sesuai dengan gaya pribadi Anda dan ukuran bisnis Anda. Jika bisnis Anda sangat kecil - hanya memiliki dua atau tiga karyawan, misalnya - Anda dapat menyimpan catatan kertas dalam folder manila yang disimpan dalam lemari arsip yang terkunci. Untuk perusahaan yang lebih besar, menyimpan catatan di komputer bisa menjadi jauh lebih nyaman. Pastikan untuk membuat cadangan file komputer dengan salinan kertas atau dengan menyimpannya di disk.

Buat Formulir Standar

Untuk memastikan konsistensi dan akurasi, kembangkan formulir standar untuk aktivitas yang memengaruhi semua karyawan. Bentuk-bentuk umum dapat mencakup yang digunakan untuk evaluasi kinerja, tindakan disipliner dan penyesuaian gaji. Formulir standar membantu Anda memperlakukan setiap karyawan secara adil dan memberikan dokumentasi jika terjadi biaya seperti diskriminasi.

Atur File secara Kronologis

Untuk membuat barang mudah ditemukan, terutama saat menggunakan sistem pengarsipan kertas, arsipkan dokumen secara berurutan. Mulailah setiap file dengan dokumen baru yang disewa yang mencakup item-item seperti lamaran pekerjaan, resume, pajak, dan formulir pemerintah seperti W-4 dan I-9, deskripsi pekerjaan tertulis dan informasi kontak darurat. Tambahkan setiap item baru saat itu terjadi, seperti evaluasi kinerja tahunan. Anda dapat memilih untuk membuat sub-folder - seperti informasi rekrutmen baru dan penilaian kinerja - untuk setiap karyawan dan mengatur dokumen secara kronologis di dalam masing-masing folder.

Sertakan Perjanjian yang Ditandatangani

Jika perusahaan Anda memiliki kebijakan seperti perjanjian tidak-bertanding, perjanjian tidak-kepatuhan, kode etik atau aturan pelecehan seksual, pastikan untuk mendapatkan pengakuan yang ditandatangani bahwa karyawan telah membaca dan memahami masing-masing dan menyimpannya dalam arsip. Ini akan melindungi Anda jika Anda harus memberhentikan karyawan karena melanggar salah satu perjanjian ini.

Informasi sensitif

Ingatlah bahwa karyawan Anda memiliki hak hukum untuk melihat file karyawan mereka. Ini berarti Anda harus berhati-hati dengan informasi yang Anda pilih. Misalnya, jika Anda membuat komentar tertulis yang menjengkelkan mengenai etnisitas atau orientasi seksual karyawan, Anda bisa membuka diri terhadap kemungkinan tuntutan hukum.