Cara Menulis Rencana Tindakan Kinerja

Di banyak organisasi, staf sumber daya manusia membantu penyelia dan manajer dengan menulis rencana aksi kinerja. Rencana tindakan kinerja - kadang-kadang disebut sebagai rencana peningkatan kinerja, atau PIP, adalah rencana yang memiliki tujuan khusus untuk karyawan yang kinerjanya tidak memenuhi standar perusahaan. Ketika penilaian kinerja rutin karyawan mengungkapkan ruang yang signifikan untuk perbaikan, rencana aksi kinerja adalah rencana aksi terperinci untuk membantu karyawan kembali ke jalurnya.

1.

Tinjau hasil penilaian kinerja karyawan dan dokumentasi yang diandalkan oleh penyelia untuk menyiapkan penilaian kinerja karyawan untuk periode evaluasi. Kumpulkan catatan produktivitas, catatan kehadiran dan ulasan disiplin, serta setiap evaluasi diri yang diselesaikan karyawan sebagai bagian dari proses penilaian.

2.

Konsultasikan dengan penyelia yang mengevaluasi karyawan untuk menentukan area karyawan untuk perbaikan. Kategorikan kekurangan sesuai dengan standar kinerja dan harapan perusahaan. Misalnya, jika karyawan tidak menghasilkan jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi harapan, gunakan satu bagian dari rencana tindakan kinerja untuk mengatasi kekurangan itu. Demikian juga, jika absen karyawan melebihi hari-hari maksimum yang diizinkan - kecuali untuk cuti pribadi atau medis, seperti Family and Medical Act, cuti absen - alamatkan secara terpisah dalam rencana tindakan kinerja.

3.

Buatlah daftar bidang-bidang di mana kinerja karyawan di bawah rata-rata, berikan masing-masing bagian terpisah. Mengikuti setiap area kinerja, jelaskan langkah-langkah spesifik yang harus diambil karyawan untuk meningkatkan kinerjanya. Misalnya, jika dia adalah perwakilan penjualan yang memiliki tujuan pendapatan atau kuota penjualan untuk mencapainya, kuantifikasi tujuan tersebut sehingga tidak meninggalkan ambiguitas tentang apa yang diperlukan untuk berhasil dalam rencana aksi kinerja. Jika karyawan perlu mencapai catatan kehadiran yang lebih baik, jelaskan proses yang harus digunakan karyawan untuk memberi tahu atasannya tentang ketidakhadiran yang tidak terduga dan jika ada dokumentasi apa pun yang diperlukan untuk kembali bekerja setelah absen, seperti catatan dokter.

4.

Tetapkan tanggal tindak lanjut untuk menilai kembali kinerja karyawan dan memasukkannya ke dalam rencana. Jika Anda yakin karyawan perlu hanya 30 hari untuk meningkat, sarankan rapat tindak lanjut untuk membahas pencapaian dan kemajuan setiap 10 hari. Jika 60 hari adalah waktu yang lebih tepat untuk menyaksikan peningkatan, sarankan pertemuan tindak lanjut dengan karyawan setiap dua minggu.

5.

Jelaskan konsekuensi dari tidak memenuhi tujuan rencana aksi kinerja. Mungkin tidak bijaksana untuk menunjukkan konsekuensi karena tidak memenuhi tonggak tertentu. Itu karena bisa dibayangkan bahwa seorang karyawan mungkin gagal memenuhi satu atau dua tonggak dalam rencana namun menyelesaikan rencana aksi-kinerja dengan warna-warna cerah. Oleh karena itu, alamat konsekuensi untuk tidak memenuhi tujuan kinerja secara keseluruhan. Dalam situasi serius, seringkali ini adalah rencana aksi kinerja yang merupakan langkah terakhir sebelum pemutusan hubungan kerja. Jika kegagalan untuk memenuhi tujuan rencana akan mengakibatkan penghentian, pastikan dokumen rencana dengan jelas menyatakan itu.

Tip

• Masukkan garis tanda tangan untuk karyawan, penyelia karyawan dan anggota staf sumber daya manusia, jika perlu.

Peringatan

• Selalu diskusikan rencana tindakan-kinerja dengan karyawan dalam rapat tatap muka. Rencana seperti ini umumnya memiliki konsekuensi serius terkait kelanjutan pekerjaan; Oleh karena itu, sangat penting bagi karyawan untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh rencana tersebut dan apa yang memengaruhi rencana tersebut pada hubungan kerja.