Cara Menulis Surat Kesulitan untuk Usaha Kecil

Jika Anda harus menulis surat yang menjelaskan kesulitan perusahaan Anda dalam membayar utang, fokuslah pada fakta-fakta situasi keuangan Anda dengan cara yang rasional dan adil. Sertakan beberapa emosi jika datang secara alami, menyadari kreditor Anda kemungkinan besar menerima surat serupa setiap hari. Meskipun ini tidak berarti kreditor tidak simpatik dengan situasi Anda, surat yang singkat dan rasional lebih mungkin untuk mendapatkan respons yang bermanfaat.

1.

Luangkan paragraf pertama surat Anda untuk menjelaskan mengapa Anda menulis dan mengungkapkan keinginan Anda untuk solusi. Misalnya, jika Anda seorang penyewa yang mengalami kesulitan melakukan pembayaran sewa bulanan Anda, sebutkan jumlah pembayaran dan berapa lama Anda berharap kekurangan. Katakanlah Anda ingin menegosiasikan jadwal pembayaran hingga akun Anda terbaru.

2.

Tulis dua atau tiga paragraf yang menjelaskan peristiwa yang menyebabkan kesulitan Anda. Emosi dan keluhan cenderung muncul pada saat ini, tetapi tetap seminimal mungkin. Letakkan fakta dengan jujur ​​dan spesifik. Misalnya, jika pendapatan perusahaan Anda turun 25 persen, terjemahkan fakta itu ke dalam dolar nyata sehingga kreditor memahami pentingnya penurunan tersebut dan mengapa hal itu menyebabkan Anda ketinggalan dalam pembayaran sewa Anda. Menempel fakta dengan cara yang masuk akal lebih cenderung membawa reaksi yang masuk akal.

3.

Jelaskan rencana tindakan Anda untuk membalikkan keadaan keuangan Anda, tetapi jangan membuat janji yang tidak bisa Anda pertahankan. Misalnya, jelaskan bahwa Anda telah menghilangkan fungsi sosial atau mengurangi ukuran staf Anda karena kesulitannya. Mengungkapkan berapa banyak pengurangan akan menghemat Anda setiap bulan. Menjadi proaktif tentang kesulitan Anda akan meningkatkan peluang kreditor Anda akan menerima permintaan Anda.

4.

Nyatakan proposal Anda untuk rekonsiliasi keuangan secara eksplisit. Sertakan pembayaran bunga untuk menunjukkan itikad baik Anda. Misalnya, Anda mungkin menyarankan Anda dapat merekonsiliasi akun Anda setelah empat bulan, dengan biaya bunga 3 persen. Berikan total, atau pembayaran sewa ditambah bunga, dan tanggal pasti pembayaran untuk meningkatkan kredibilitas Anda.

5.

Tutup surat kesulitan dengan permintaan maaf dan ungkapan keinginan Anda untuk mencapai resolusi yang saling menguntungkan. Katakanlah Anda bersedia untuk mendiskusikan ketentuan pembayaran alternatif. Masukkan nomor telepon Anda dan waktu terbaik untuk menghubungi Anda. Tutup surat itu dengan terima kasih atas waktu dan pertimbangan kreditor.

Kiat

• Koreksi ulang dan edit surat Anda sebelum mengirimnya. Sisihkan selama sehari dan bacalah dengan sepasang mata yang segar untuk memastikan konten dan nada profesional dan sopan.
• Buat panggilan untuk menindaklanjuti surat kesulitan Anda jika Anda tidak mendengar dari kreditor dalam waktu satu minggu.