Cara Menulis Surat Layanan Pelanggan yang Hebat

Korespondensi pelanggan dapat digunakan untuk berterima kasih kepada pelanggan atas bisnisnya, untuk mendorong pembayaran yang cepat, untuk menindaklanjuti suatu transaksi, atau untuk menanggapi pertanyaan atau keluhan. Korespondensi seperti surat dan email, ketika disusun dan dikirim dengan pemikiran yang tepat, dapat membantu bisnis Anda meningkatkan tingkat layanan pelanggan.

Personalisasi Surat itu

Tempatkan diri Anda di posisi pembaca. Alamat pembaca secara pribadi, menggunakan orang kedua, dengan suara aktif untuk membawa pembaca masuk dan membuatnya merasa bahwa surat itu ditulis khusus untuknya. Sebuah surat yang menyatakan "Anda membuat kami sukses" memiliki dampak yang jauh lebih besar daripada surat yang menyatakan "kami sukses karena pelanggan kami." Gunakan tata bahasa yang tepat tetapi tulis dalam nada informal ketika berterima kasih kepada pelanggan untuk bisnisnya atau menindaklanjuti interaksi pelanggan. Buat pelanggan merasa seolah-olah Anda sedang berbicara dengannya.

Atur Pikiran Anda

Sebelum menulis surat kepada pelanggan, atur pemikiran Anda dan tentukan tujuan yang ingin Anda capai dengan korespondensi Anda. Jika Anda menulis surat penjualan untuk mempromosikan produk dan layanan perusahaan Anda, Anda akan ingin memasukkan hal-hal penting spesifik tentang apa yang dapat Anda tawarkan dan bagaimana pelanggan akan mendapat manfaat. Jika Anda menulis surat untuk menindaklanjuti saran atau keluhan, pastikan Anda tahu apa resolusinya sebelum menulis surat. Jika Anda menulis untuk meminta pembayaran, kumpulkan informasi yang Anda butuhkan mengenai kemungkinan rencana pembayaran dan konsekuensi kepada pelanggan karena tidak membayar jumlah yang diperlukan. Persiapkan garis besar yang merinci poin-poin yang perlu Anda liput dan ikuti garis itu ketika Anda mulai menulis sehingga Anda tidak akan meninggalkan informasi penting.

Baca dan Baca Kembali Surat itu

Surat Anda mewakili Anda dan perusahaan Anda. Jika itu berisi kesalahan ejaan atau tata bahasa, itu mencerminkan Anda dan secara signifikan mengurangi pesan Anda. Setelah Anda menulis surat itu, mengoreksi dengan cermat untuk kesalahan dan kemudian membacanya untuk konten. Pastikan Anda telah membahas informasi terkait yang Anda persiapkan dalam garis besar awal Anda. Baca surat itu seolah-olah Anda adalah pelanggan Anda sendiri. Tentukan apakah ini jenis surat yang ingin Anda terima dari bisnis yang menyebut Anda pelanggan.

Manfaatkan Surat Virtual

E-mail telah menjadi bentuk komunikasi yang lebih dapat diterima dengan pelanggan. Perlakukan setiap pesan email seperti halnya Anda mencetak surat. Tulis pesan Anda dengan hati-hati, menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan salam yang tepat. Jangan menekan "kirim" sampai Anda mengoreksi, seperti halnya Anda menggunakan huruf normal. Pertimbangkan teknologi penerima Anda saat mengirim email ke pelanggan. Pesan HTML tidak selalu dapat dibaca oleh setiap sistem email, jadi mungkin lebih aman untuk mengirim pesan teks sederhana. Email paling baik digunakan untuk pesan singkat. Jika pesan Anda panjang dan rinci, surat yang dicetak mungkin menjadi pilihan yang lebih baik. Untuk komunikasi layanan pelanggan yang lebih pendek yang perlu disampaikan dengan cepat, email dapat menjadi solusi yang baik.