Cara Menulis Memo Bisnis Formal

Memo bisnis berguna dalam mentransmisikan informasi penting dengan cepat ke banyak orang di suatu departemen atau perusahaan. Memo memberi tahu karyawan tentang kebijakan baru, mengumumkan informasi penting, memberikan detail tentang proyek, atau memberi tahu karyawan tentang tenggat waktu. Meskipun pokok bahasan memo bervariasi, semua memo bisnis mengikuti format dasar yang sama.

Memo Line dan Header

Ketik kata "memo" atau "memorandum" dan pusatkan di bagian atas halaman. Mulailah blok header di kiri atas halaman dua baris sebelum garis memo. Ketik "Ke:" pada baris pertama dan daftarkan nama dan petak pekerjaan masing-masing penerima. Lab Menulis Online Purdue merekomendasikan penggunaan nama lengkap dalam suatu menu walaupun Anda memanggil penerima dengan nama panggilan saat Anda melihatnya secara langsung. Ikuti baris itu dengan "Dari:" dan ketikkan nama dan jabatan Anda. Ketik "Tanggal:" dan tanggal saat ini di baris berikutnya. Segmen subjek ada di baris keempat dan terakhir dari header. Ketik "Subjek:" dan kemudian sertakan deskripsi singkat tentang subjek. Penerima lebih cenderung membaca memo jika Anda membuat subjeknya selektif mungkin. "Jadwal Hasil Proyek Jupiter" akan mendapat lebih banyak perhatian daripada "Proyek Jupiter, " terutama jika penerima menerima banyak memo tentang proyek.

Pembukaan

Pembukaan secara singkat menjelaskan alasan dari memo itu. Baris pertama Anda mungkin berbunyi, "Tahap pertama Proyek Jupiter akan selesai pada akhir bulan. Untuk memastikan bahwa kami memenuhi tujuan ini, kami perlu mengetahui status tugas Anda. ”Biarkan memo ini singkat. Ini harus menjelaskan secara singkat dan singkat alasan dari memo itu. Jika pembukaannya panjang atau tidak jelas, pembaca Anda mungkin tidak akan sampai pada bagian utama memo Anda.

Blok Utama

Blok utama memo tersebut mengembang pada pembukaan dan menyertakan informasi tambahan untuk mendukung kalimat pembukaan. Matthew W. Ford College of Business menyarankan untuk menghindari blok teks yang besar dan merekomendasikan agar Anda menggunakan kalimat atau frasa tunggal untuk meringkas informasi yang perlu diketahui oleh penerima. Blok utama memo Anda mungkin termasuk kalimat yang meminta penerima untuk membuat daftar setiap tugas yang diberikan kepada mereka dan memperbarui Anda pada kemajuan setiap tugas. Akhiri memo dengan berterima kasih kepada penerima atas bantuan mereka. Minta mereka untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah. Peringatkan penerima dokumen apa pun yang mungkin dilampirkan dengan mengetik "Terlampir:" dan termasuk deskripsi singkat dari lampiran.

Format dan Gaya

Gunakan font 12 poin yang tidak sulit dibaca, seperti Times New Roman, Arial atau Calibri. Tulis paragraf yang panjangnya tiga sampai lima kalimat. Pastikan setiap paragraf berisi hanya satu ide. Batasi memo menjadi satu halaman. Jika memo itu lebih panjang, penerima Anda mungkin tidak membaca melewati halaman pertama. Hindari bahasa yang bertele-tele dan kalimat yang panjang. Jangan bingungkan memo dengan laporan. Tujuan memo adalah untuk merangkum informasi penting dalam format yang dapat dibaca. Simpan analisis panjang atau diskusi filosofis untuk rapat atau laporan.