Cara Menulis Surat Penangguhan Kredit untuk Pelanggan

Ketika seorang pelanggan belum membayar tagihannya dan kemudian terus menggunakan kredit pada bisnis Anda, perlu bagi pemilik usaha kecil untuk masuk dan mengambil tindakan. Selama pelanggan belum membayar lebih dari 30 hari dan belum menanggapi pertanyaan atau permintaan pembayaran, pemilik bisnis dapat menunda kreditnya hingga masalah terselesaikan. Pelanggan perlu diberi tahu secara tertulis tentang keputusan ini.

1.

Referensi nomor akun dan situasinya. Masukkan nomor akun dalam komunikasi Anda untuk referensi pelanggan Anda. Ingatkan dia bahwa Anda telah beberapa kali meminta pembayaran dan dia belum menanggapi Anda. Cantumkan jumlah yang terutang kepada perusahaan Anda di bagian ini.

2.

Beri tahu dia dengan sopan bahwa kreditnya sekarang ditahan. Jelaskan kepada pelanggan Anda bahwa karena situasi ini Anda tidak dapat lagi memberikan kredit kepadanya di tempat bisnis Anda. Menjadi profesional dalam kata-kata Anda, bahkan jika Anda marah pada pelanggan tertentu. Ini adalah surat "hanya fakta".

3.

Sertakan solusi untuk masalah tersebut. Sekarang Anda telah membuat pelanggan mengetahui masalah ini, tawarkan resolusinya untuk masalah tersebut. Tetapkan waktu tertentu, biasanya dalam beberapa hari setelah menerima surat, untuk melakukan pembayaran penuh atas apa yang menjadi kewajibannya. Jika dia melakukan ini, beri tahu dia bahwa penahanan akan dicabut.

4.

Jelaskan posisi Anda. Pelanggan sering menganggap bisnis sebagai perusahaan tanpa wajah. Jelaskan bahwa sementara Anda tidak ingin menahan kreditnya, saat ini Anda tidak memiliki jalan lain. Bersikap sopan dan biarkan dia tahu bahwa situasinya tidak bisa berlanjut.

5.

Akhiri surat dengan positif. Alih-alih mengecam pelanggan, simpulkan surat itu dengan pernyataan bahwa Anda yakin dia akan memperbaiki masalah dan kegagalan untuk membayar hanyalah sebuah kesalahan. Mungkin jauh dari kebenaran, tetapi jika itu hanya kesalahpahaman, pelanggan tidak akan teralienasi.