Cara Menulis untuk Berkomunikasi dengan Karyawan

Seiring dengan meningkatnya popularitas email, keterampilan komunikasi tertulis menurun. Meskipun Anda mungkin menyampaikan komunikasi singkat dan informal kepada karyawan, aturan tertentu tetap berlaku. Apa pun yang Anda katakan, jika Anda tidak menulisnya dengan jelas dan profesional, pesan Anda mungkin hilang dalam terjemahan. Mempelajari cara menulis untuk berkomunikasi dengan karyawan adalah keterampilan penting yang harus dikuasai pemilik usaha kecil.

1.

Alamat karyawan dengan benar. Pastikan Anda mengeja nama mereka dengan benar dan hindari penggunaan kata "sayang" atau Ms., Mrs., atau Mr. yang terlalu formal. Biasanya, menggunakan nama depan mereka saja sudah cukup dengan sebagian besar komunikasi kerja. Meskipun tidak perlu, itu juga membantu untuk memiliki intro yang sangat singkat yang ingin karyawan itu senang atau membuat komentar pribadi yang masih profesional. Ini membantu karyawan merasa lebih dihargai.

2.

Sertakan poin utama email Anda di paragraf pertama. Karyawan biasa dibombardir dengan beberapa informasi sehari dan ini dapat menyebabkan skimming komunikasi tertulis. Anda perlu menyampaikan maksud Anda dalam paragraf pertama email dan kemudian menggunakan badan yang tersisa untuk lebih memantapkan apa yang Anda katakan.

3.

Biarkan informasi penting menonjol. Jika suatu proyek jatuh tempo pada tanggal tertentu, pastikan untuk menentukan tanggal itu dan letakkan di area email yang akan menonjol. Misalnya, alih-alih mengubur tanggal jatuh tempo dalam paragraf, berikan tanggalnya sendiri pada email. Ini akan membantu menarik perhatian pada informasi ini. Meskipun Anda dapat menggunakan huruf tebal atau warna font, ini dapat menyebabkan email yang terlihat tidak profesional.

4.

Pertahankan keseimbangan antara ramah dan profesional. Sementara karyawan senang merasa bahwa mereka penting bagi perusahaan dan dihargai dengan baik, bersikap terlalu informal atau pribadi dalam email dapat mengikis posisi Anda sebagai "bos".

5.

Ingatkan karyawan apa yang perlu Anda lakukan di paragraf penutup. Sekali lagi, banyak orang membaca sekilas melalui komunikasi tertulis. Mereka memperhatikan dari siapa, dari awal dan akhir. Tekankan kembali poin yang diperlukan dalam paragraf terakhir.

6.

Gunakan pernyataan penutupan yang sesuai. Jika Anda tidak memasukkan "Terima kasih, (nama Anda) atau pernyataan penutup yang serupa, email Anda dapat ditafsirkan sebagai terlalu kasar. Ingat, karyawan ingin merasa dihargai dan ini adalah tempat yang tepat untuk menyertakan catatan kecil untuk membiarkan mereka tahu Anda menghargai upaya mereka.