Cara Menulis Laporan Bisnis ke Eksekutif

Eksekutif bisnis menggunakan laporan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih besar tentang proses dan protokol dalam suatu departemen atau acara. Laporan bisnis mencakup bidang kajian yang sangat spesifik. Meskipun tampaknya menakutkan untuk menulis laporan bisnis kepada atasan, mengikuti beberapa pedoman standar membantu penulis laporan tetap di jalurnya sehingga ia dapat membuat dokumen yang bermakna.

Periksa Templat Office

Beberapa organisasi bisnis memiliki template atau panduan menulis tentang cara menulis laporan yang spesifik dengan standar perusahaan. Tanyakan kepada penyelia apakah Anda memiliki akses ke templat terkait. Templat memudahkan bagian demi bagian dalam melengkapi data yang diperlukan. Jika Anda tidak memiliki templat yang ada, patuhi pedoman dasar, sebagai templat untuk laporan.

Secara umum, penulisan bisnis menggunakan format blok sehingga bagian-bagian akan mengalir ke bawah halaman yang selaras dengan margin kiri. Gunakan font yang mudah dibaca seperti Courier atau Times New Roman, pertahankan ukuran fontnya di 12. Gunakan huruf tebal untuk kepala bagian sehingga mereka akan menonjol. Laporan yang lebih panjang diuntungkan dari halaman sampul dan daftar isi.

Tujuan Laporan

Di bagian laporan ini, berpikirlah seperti jurnalis. Pikirkan tentang audiens Anda dan tujuan laporan. Judul laporan dengan cara yang jelas yang mendefinisikan tujuan laporan sehingga eksekutif dapat dengan mudah mengatakan apa topiknya. Gunakan paragraf pertama atau kedua untuk mendefinisikan tujuan secara lebih rinci. Nyatakan tujuan laporan. Misalnya, laporan berjudul, "Ringkasan Implementasi Protokol Keselamatan di Lokasi Lokasi, " mungkin memiliki beberapa tujuan. Tujuan-tujuan ini mungkin termasuk, "untuk meninjau protokol keselamatan yang ada, mengidentifikasi masalah dan menentukan tujuan untuk pelatihan yang ditingkatkan dan panduan keselamatan."

Tinjau Data Latar Belakang

Ambil paragraf untuk menguraikan latar belakang yang relevan untuk setiap tujuan. Lihatlah data yang Anda miliki, termasuk laporan insiden terbaru, umpan balik pelanggan, atau survei karyawan. Untuk contoh laporan keselamatan, tinjau data historis yang Anda miliki tentang keselamatan perusahaan yang ada, termasuk statistik yang diketahui. Sertakan standar industri, jika sesuai. Kutip setiap peraturan yang ada atau yang baru dan diskusikan pelatihan dan protokol yang ada untuk lokasi situs. Diskusikan apa yang dilakukan perusahaan atau departemen dengan baik, apa yang mungkin bukan praktik terbaik dan apa yang mungkin salah.

Diskusikan Solusi Potensial

Jika ada solusi, gunakan paragraf yang menjelaskannya. Kelas keamanan baru yang ditawarkan oleh Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) mungkin tersedia sebagai lokakarya di tempat. Kit pertolongan pertama yang diperbarui dan protokol tanggapan pertama yang ditingkatkan dapat membantu meningkatkan keselamatan departemen. Ini hanya beberapa contoh bagaimana mencari area di ceruk industri spesifik Anda yang mungkin menawarkan solusi untuk masalah.

Ringkas Ide Inti

Paragraf yang merangkum seluruh laporan, tujuan dan kemungkinan perbaikannya, memudahkan eksekutif untuk memindai dokumen untuk mendapatkan informasi yang relevan. Paragraf ini perlu singkat dan perlu menegaskan kembali tujuan laporan, memberi nasihat tentang solusi potensial atau perbaikan.

Gunakan Bahasa Tertentu

Secara umum, eksekutif menyukai ide garis bawah dan tidak punya waktu untuk berbunga-bunga. Meskipun pendapat Anda mungkin relevan ketika membahas solusi, hindari bahasa yang terlalu emosional. Misalnya, ada perbedaan antara mengatakan, " Kelas pertolongan pertama mengurangi cedera serius di industri kita, " dan, " Kelas pertolongan pertama benar-benar diperlukan karena rekan kerja saya dengan sedih akan mati tanpanya ." Kapan pun memungkinkan, pertahankan fakta untuk mendukung pendapat.

Penting juga untuk menghindari penilaian tentang apa yang dilakukan karyawan. Menunjukkan sesuatu yang salah adalah satu hal, tetapi memberikan penilaian tidak membantu menggerakkan pembicaraan menuju perubahan yang produktif. Sekali lagi, berpikirlah seperti jurnalis yang berusaha menyampaikan fakta seobjektif mungkin.