Cara Menulis Surat Insentif

Surat insentif kadang-kadang disebut surat bonus, dan digunakan untuk memberi tahu karyawan atau sekelompok karyawan bahwa mereka menerima bonus. Pemilik bisnis harus memaksimalkan niat baik insentif, dengan melakukan lebih dari sekedar mengirim cek. Biarkan orang tahu apa yang mereka dapatkan dan mengapa.

Mungkin Anda mungkin memiliki upacara akhir tahun, untuk menghormati karyawan top, untuk memberi semua orang alasan untuk ingin berada di klub insentif. Menulis surat insentif tidak sulit, dan mengikuti format surat bisnis standar.

Memformat Surat

Ikuti pemformatan blok yang digunakan untuk surat bisnis. Ini berarti menjaga semua paragraf baru selaras dengan margin kiri, dan memisahkan paragraf dan bagian dengan ruang kosong. Setiap paragraf atau bagian adalah blok. Sebagian besar surat bisnis menggunakan font Arial atau Courier, dengan ukuran font 11 atau 12, tetapi tetap dengan apa yang biasanya digunakan bisnis Anda untuk korespondensi bisnis.

Selamat kepada Penerima

Jika seseorang telah menerima insentif, itu berarti mereka telah mencapai tujuan. Jika suatu kelompok atau seluruh staf menerima insentif, itu berarti tim kolektif membantu perusahaan mencapai tujuan tertentu. Pastikan untuk memberi selamat kepada penerima atas pencapaiannya. Itu membuat mereka merasa baik dan dihargai.

Sementara beberapa orang sangat termotivasi oleh uang, yang lain termotivasi oleh pengakuan. Pengakuan membantu memastikan penerima Anda termotivasi untuk mencapai tujuan tahun depan.

Menentukan Tujuan Met

Mengatakan, "Selamat! Dan inilah insentif Anda." Merupakan hal lain untuk meninjau kembali pencapaian tersebut. Menentukan tujuan dan meninjau pencapaian, bahkan jika hanya beberapa baris saja akan mengingatkan karyawan akan apa yang mereka lakukan. Sekali lagi, insentif itu bukan hanya hadiah untuk pekerjaan sebelumnya, itu adalah motivator untuk pertumbuhan di masa depan.

Orang cenderung lebih menghargai insentif ketika diingatkan apa yang mereka lakukan untuk mencapainya. Lagi pula, sebagian besar insentif didasarkan pada tujuan besar yang tidak mudah dicapai. Ini lebih lanjut menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda memahami upaya yang dilakukan. Jika Anda mengadakan upacara perayaan atau makan malam, itu juga membuat orang lain tahu apa yang benar-benar mungkin ketika upaya dilakukan.

Merayakan Insentif

Tidak ada surat insentif yang lengkap tanpa merayakan insentif. Sekali lagi, ucapkan selamat kepada orang tersebut atas kerja kerasnya dan nyatakan bahwa Anda berharap dapat melihat nama mereka lagi pada daftar tahun depan. Nyatakan jumlah insentif, jika itu insentif tunai. Jika itu insentif yang berbeda, seperti perjalanan, berikan detail perjalanan.

Berterimakasihlah kepada karyawan atas segala yang dilakukannya untuk menjadikan perusahaan tempat yang lebih baik, akhiri surat itu dan tanda tangani. Jangan menggunakan stempel tanda tangan karet karena insentif harus dirayakan dan tidak berubah menjadi proses generik. Luangkan waktu untuk menandatangani masing-masing, jika memungkinkan. Tentu saja, jika ini bonus insentif di seluruh perusahaan dengan 3.000 karyawan, ini mungkin tidak layak, tetapi tentu saja, itu layak dengan hanya 10 atau 20 surat insentif.

Tip

• Jika ada konsekuensi pajak terhadap karyawan, sebaiknya perhatikan ini sebagai insentif. Menyatakan sesuatu yang sederhana, "Formulir 1099 dikirim ke setiap penerima. Silakan berkonsultasi dengan penasihat pajak Anda tentang situasi Anda, " sudah cukup untuk membuat karyawan tahu untuk mendapatkan bantuan.