Cara Menulis Kebijakan & Prosedur Akuntansi

Kebijakan dan prosedur akuntansi membantu karyawan Anda menjalankan bisnis Anda tanpa pengawasan terus-menerus. Mereka sederhana, mudah dimengerti dan diikuti. Misalnya, jika bisnis Anda memiliki kebijakan untuk tidak menerima cek, maka karyawan tidak menerima cek, bahkan jika Anda tidak ada di sana untuk memantau mereka. Menulis kebijakan dan prosedur akuntansi mungkin sulit, tetapi mereka akan membantu Anda dalam jangka panjang, menjaga proses terstandarisasi dan sederhana.

1.

Atur tulisan Anda. Memiliki bagian terpisah untuk setiap proses akuntansi, seperti utang dagang, piutang, dan aset tetap. Berikan masing-masing nomor kebijakan dan prosedur (P&P) dan gunakan sistem penomoran untuk mengatur dokumentasi. Misalnya, semua P & P piutang yang dapat dimulai dengan 1, akun yang harus dibayar dengan 2. Jadi, jika Anda mencari dokumen spesifik terkait dengan pembayaran tagihan, Anda dapat mencari 2 seri dan menemukannya dengan mudah, mungkin 201 atau 2001.

2.

Gunakan templat untuk menulis kebijakan dan prosedur. Itu membuat dokumentasi mudah untuk ditulis dan dimengerti. Pertimbangkan memiliki format di mana di bagian atas Anda memiliki label standar dengan nama, tanggal, nomor dokumen, dan informasi lainnya. Di bawah itu pada halaman Anda dapat menempatkan bagian yang disebut "Tujuan" untuk menjelaskan tujuan P&P dan mengikuti yang Anda bisa mulai dengan narasi sebenarnya dari proses yang ingin Anda standarisasi.

3.

Tulis dengan jelas dengan ejaan dan tata bahasa yang baik. Kebijakan dan prosedur harus digunakan oleh banyak orang, sehingga membuatnya mudah dibaca dan sangat mudah. Hindari menyebut nama orang, dan sebaliknya, gunakan nama posisi. Konsisten dalam tulisan Anda untuk menghindari kebingungan. Jika Anda memiliki tagihan pengarsipan "Petugas Akuntansi", jangan ubah posisi yang sama menjadi "Petugas I" atau "Petugas Pengarsipan" di P&P lain.

4.

Rancang kebijakan dan prosedur Anda dengan memperhatikan kontrol internal yang baik. Misalnya, pemegang buku tidak dapat menandatangani cek. Semua pembayaran cek harus disertai dengan sign-off dari pemilik atau manajer yang mengakui bahwa pembelian disahkan dan semua layanan dan barang diterima dengan cara yang sesuai.

Kiat

• Pertimbangkan untuk mendapatkan paket perangkat lunak kebijakan dan prosedur yang siap pakai untuk industri Anda. Sebagian besar proses serupa, dan dengan mendapatkan perangkat lunak di mana Anda hanya perlu mengubah atau menambahkan beberapa item, ini dapat menghemat banyak waktu. Lebih mudah untuk mengubah dokumentasi yang ada daripada melakukan semuanya dari awal.
• Dapatkan akuntan Anda untuk melihat P & P Anda untuk menemukan masalah kontrol internal yang dapat diperbaiki dengan menggunakan prosedur yang berbeda.

Peringatan

• Tinjau kebijakan dan prosedur setidaknya setahun sekali untuk memastikan itu masih valid dan tepat. Segala sesuatu berubah dalam bisnis, dan P&P perlu memperbarui dengan perubahan.