Cara Menggunakan Outlook untuk Penjadwalan Proyek

Jika bisnis Anda sudah menggunakan Outlook sebagai aplikasi emailnya, jangan tambahkan lapisan kompleksitas tambahan dengan membeli perangkat lunak tambahan. Menjadwalkan pekerjaan untuk anggota tim Anda, terutama jika tim proyek kecil dan prosedurnya sederhana, mudah menggunakan Outlook. Setelah Anda membuat struktur rincian pekerjaan Anda, tetapkan pekerjaan dengan membuat tugas baru dan mengirimkannya ke anggota tim proyek melalui email.

1.

Buka Outlook dan siapkan folder untuk memuat informasi tentang proyek Anda. Dari menu File, pilih entri "Baru" dan pilih opsi "Folder". Beri nama folder tersebut. Misalnya, masukkan "Tugas untuk Penjadwalan Proyek."

2.

Meminta anggota tim menyelesaikan tugas dengan membuat tugas baru. Dari menu File, pilih opsi "Permintaan Tugas" atau tekan tombol "Ctrl-Shift-U". Di "To ...", masukkan alamat email anggota tim yang ingin Anda tetapkan untuk tugas ini.

3.

Masukkan deskripsi singkat tentang tugas yang terkait dengan bagian dari jadwal proyek ini di bidang "Subjek". Misalnya, masukkan "Kumpulkan persyaratan, batasan anggaran, dan tujuan strategis."

4.

Tentukan tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo berdasarkan pada struktur rincian pekerjaan Anda.

5.

Pilih prioritas. Pilihan Anda rendah, normal dan tinggi. Kecuali tugas itu mendesak, tetapkan itu prioritas normal.

6.

Klik tombol sakelar untuk tugas tersebut. Anda dapat menyimpan salinan yang diperbarui pada daftar tugas Anda sendiri dan menerima laporan status ketika anggota tim proyek menyelesaikan tugas atau meminta Outlook secara otomatis mengirimkan pembaruan kepada Anda. Standarnya adalah mengirimnya secara otomatis.

7.

Gunakan isi pesan untuk memasukkan rincian lebih lanjut tentang tugas yang terkait dengan bagian dari jadwal proyek ini. Misalnya, sertakan detail tentang proyek, anggota tim lain, dan tautan ke informasi proyek, seperti templat atau kebijakan dan prosedur.

8.

Atur pengulangan tugas ini, jika berulang selama jadwal proyek. Misalnya, anggota tim mungkin diminta untuk menyerahkan laporan status setiap minggu. Selain itu, Anda dapat mengklik tombol “Kategorikan” untuk menetapkan kategori warna untuk tugas ini. Misalnya, tetapkan semua tugas yang terkait dengan laporan status ke warna biru.

9.

Klik tombol "Kirim" untuk mengirim tugas. Penerima juga dapat menambahkan pengingat untuk membantu tetap sesuai jadwal.

10.

Tetapkan ulang tugas dengan membuka pesan yang berisi permintaan tugas. Dari menu Tindakan, klik opsi “Tetapkan Tugas”. Di bidang "Ke ...", masukkan alamat email penerima baru.