Apa Fungsi Departemen Pembelian di Organisasi?

Sebagian besar perusahaan besar dan bahkan beberapa organisasi pemerintah memiliki departemen pembelian atau pengadaan sebagai bagian dari operasi sehari-hari. Departemen-departemen ini menyediakan layanan yang merupakan tulang punggung dari banyak organisasi manufaktur, ritel, militer dan industri lainnya. Banyak orang, bahkan beberapa yang bekerja untuk perusahaan-perusahaan ini, tidak mengetahui apa yang dilakukan departemen pembelian, mengapa ada atau apa tujuannya. Untuk lebih memahami apa peran departemen pembelian, pertimbangkan beberapa fungsi yang dilakukannya.

Tip

• Departemen pembelian bertanggung jawab untuk pengadaan bahan baku dan sumber daya lainnya dengan harga terbaik.

Pengadaan Bahan Baku dan Sumber Daya Lainnya

Salah satu peran departemen pembelian adalah mendapatkan semua bahan yang diperlukan untuk produksi atau operasi harian perusahaan atau organisasi pemerintah. Untuk perusahaan manufaktur, ini mungkin termasuk bahan baku seperti besi, baja, aluminium atau plastik, tetapi juga mungkin termasuk alat, mesin, truk pengiriman atau bahkan perlengkapan kantor yang diperlukan untuk sekretaris dan tim penjualan.

Dalam lingkungan ritel, departemen pembelian memastikan selalu ada produk yang cukup di rak-rak atau di gudang untuk membuat pelanggan senang dan menyimpan persediaan yang baik.

Dengan bisnis kecil, sangat penting untuk menjaga pemesanan inventaris pada tingkat yang wajar; menginvestasikan sejumlah besar modal dalam kelebihan stok dapat menyebabkan masalah penyimpanan dan kekurangan modal untuk pengeluaran lain seperti iklan atau penelitian dan pengembangan. Pembelian juga mengawasi semua vendor yang memasok barang yang dibutuhkan perusahaan untuk beroperasi dengan benar.

Mencapai Harga Kemungkinan Terbaik

Departemen pembelian juga dituntut untuk terus mengevaluasi apakah menerima bahan-bahan ini dengan harga terbaik untuk memaksimalkan keuntungan. Ini dapat menjadi tantangan bagi bisnis kecil yang dapat membeli dalam jumlah yang lebih sedikit daripada vendor yang lebih besar dan yang karenanya mungkin tidak menerima jenis diskon massal yang sama. Departemen pembelian dalam bisnis kecil perlu berkeliling untuk menemukan vendor terbaik dengan harga paling masuk akal untuk pesanan ukuran khusus perusahaan.

Staf departemen pembelian dapat berkomunikasi dengan vendor alternatif, menegosiasikan harga yang lebih baik untuk pesanan massal atau menyelidiki kemungkinan pengadaan bahan-bahan yang lebih murah dari sumber-sumber alternatif sebagai bagian dari kegiatan sehari-hari mereka.

Dokumen dan Akuntansi

Bagian pembelian menangani semua dokumen yang terkait dengan pembelian dan pengiriman persediaan dan bahan. Pembelian memastikan pengiriman bahan yang tepat waktu dari vendor, menghasilkan dan melacak pesanan pembelian dan bekerja di samping departemen penerima dan departemen hutang untuk memastikan bahwa pengiriman yang dijanjikan diterima secara penuh dan dibayar tepat waktu. Dalam bisnis kecil, ini berarti bekerja sama dengan departemen akuntansi untuk memastikan bahwa ada modal yang cukup untuk membeli barang yang dibeli dan bahwa uang mengalir lancar dan semua pembayaran dilakukan tepat waktu.

Kepatuhan dengan Protokol Bisnis

Bagian pembelian juga harus memastikan mematuhi semua kebijakan perusahaan. Misalnya, dalam bisnis kecil, anggota staf individu dapat berkomunikasi dengan departemen pembelian tentang kebutuhan pembelian untuk hal-hal seperti perlengkapan kantor atau komputer. Sebelum melakukan pembelian, departemen pembelian harus memastikan bahwa ia mengindahkan protokol yang tepat untuk pembelian dan persetujuan anggaran dan harus memastikan bahwa setiap barang dibeli sesuai dengan kebijakan pembelian keseluruhan organisasi.