Cara Menggunakan Outlook untuk Menjadi Lebih Terorganisir

Ketika lingkungan kerja saat ini menjadi semakin kompleks dan bergerak cepat, tetap teratur seringkali dapat menjadi tantangan. Outlook adalah bagian dari rangkaian perangkat lunak produktivitas Microsoft Office dan dapat ditemukan di banyak lingkungan kerja, mulai dari pendidikan hingga dunia usaha. Fitur-fiturnya memungkinkan Anda untuk merampingkan komunikasi dan kontak elektronik Anda. Dengan Outlook, Anda juga dapat mengelola aktivitas harian dan mendelegasikan tugas.

E-mail

Dengan Panduan Aturan Outlook, Anda dapat mengatur fungsi email otomatis yang menghemat waktu. Berdasarkan aturan yang Anda buat, Anda dapat secara otomatis menghapus beberapa pesan email dan meneruskan yang lainnya. Anda dapat mengatur email Anda dengan membuat aturan yang memindahkannya ke berbagai folder. Outlook juga membantu Anda mengelola spam dengan memungkinkan Anda membuat aturan yang akan mengirim email spam masuk langsung ke folder "Junk Mail" Anda. Untuk email yang Anda kirim secara teratur, Anda juga dapat membuat dan menyimpan template.

Kalender

Fitur Kalender Outlook memungkinkan Anda mengelola rapat dan janji penting lainnya. Anda dapat melacak janji Anda di Kalender, dan Anda dapat mengirim pengingat berulang untuk diri sendiri, dari menit ke hari sebelumnya. Jika Anda merencanakan rapat, kirim undangan ke yang lain. Orang-orang itu dapat menerima atau menolak undangan Anda. Mereka juga dapat mengusulkan tanggal pertemuan baru. Ini memungkinkan Anda melacak jumlah orang yang hadir.

Kontak dan Shortcouts

Kelola kontak profesional dan pribadi Anda dengan fungsi Kontak. Di Outlook, Anda dapat menyimpan catatan alamat, nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lainnya. Anda dapat menambahkan informasi ini ke Word dan dokumen lain. Fitur Kontak memungkinkan Anda membuat daftar distribusi sehingga Anda dapat secara rutin mengirim email grup orang tanpa harus menambahkan setiap individu ke email. Untuk akses cepat ke informasi yang sering digunakan, Anda dapat membuat pintasan ke dokumen di komputer atau jaringan Anda, dan membuat pintasan ke situs web yang sering digunakan. Pintasan ini dapat disimpan dan diakses di panel Pintasan Outlook.

Tugas dan Catatan

Membuat dan mengelola daftar tugas dengan fungsi Tugas Outlook. Anda dapat mengatur tugas satu kali dan berulang. Outlook memungkinkan Anda untuk menjadwalkan tanggal jatuh tempo dan pengingat. Jika tugas terlambat, secara otomatis berubah menjadi merah. Itu menghilang dari daftar tugas Anda, ketika Anda menandainya sebagai selesai. Anda juga dapat mendelegasikan tugas kepada orang lain. Pada tampilan "Catatan", Anda dapat menulis dan mengelola pengingat untuk diri sendiri. Mengklik "Baru" akan membuat catatan baru. Mengklik kanan itu memungkinkan Anda kode warna untuk organisasi yang lebih baik.