Cara Menangani Perencanaan Kontinjensi

Bisnis kecil Anda membutuhkan rencana untuk tidak hanya apa yang harus dilakukan untuk melindungi karyawan jika terjadi bencana, tetapi juga cara membangun dan menjalankan bisnis Anda secepat mungkin. Faktanya, banyak pemberi pinjaman mengharuskan bisnis memiliki rencana darurat sebelum mereka mau meminjamkan uang. Mulailah proses perencanaan Anda dengan mempertimbangkan keputusan penting yang harus Anda buat jauh sebelum bencana seperti kebakaran, ledakan, atau pemogokan terorisme.

1.

Membentuk komite perencanaan darurat. Anda mungkin merasa terlalu mudah untuk menunda perencanaan untuk bencana demi hal-hal yang lebih mendesak, jadi Anda harus membentuk komite untuk menangani masalah tersebut. Komite ini harus memiliki tenggat waktu untuk membuat rencana untuk apa yang harus dilakukan selama dan setelah bencana. Buat jadwal pertemuan reguler, dan jelaskan bahwa Anda mengharapkan proyek selesai pada tenggat waktu.

2.

Mintalah rencana berjam-jam setelah bencana. Anggota harus mendirikan tempat pertemuan di luar gedung untuk karyawan, dan harus memberikan rantai komando yang jelas. Rencana tersebut harus mencakup nomor darurat untuk responden pertama, lokasi rumah sakit terdekat dan prosedur untuk memperoleh peralatan dan persediaan pertolongan pertama.

3.

Rencanakan satu hingga tiga hari setelah bencana. Komite perencanaan harus merinci rencana untuk menjalankan dan menjalankan bisnis. Ini harus mencakup rencana untuk bangunan pengganti secara temporer, serta peralatan sementara, seperti komputer dan mesin fotokopi. Komite harus menetapkan metode untuk mendapatkan layanan telepon dan harus menjelaskan bagaimana karyawan dapat bekerja dari rumah atau lokasi terpencil lainnya untuk tugas-tugas penting.

4.

Berikan detail untuk bulan-bulan setelah bencana. Bulan-bulan setelah bencana harus dihabiskan mengembalikan bisnis ke operasi penuh. Komite harus membuat rencana untuk mengamankan tempat tinggal permanen jika bangunan aslinya dihancurkan; memperoleh saluran telepon permanen, termasuk nomor telepon aslinya; pengajuan klaim asuransi; dan mendapatkan pembiayaan untuk peralatan pengganti sampai pembayaran asuransi dikumpulkan. Komite harus diberi tahu bahwa rencana tersebut akan berakhir dengan pemulihan penuh operasi perusahaan.

5.

Minta komite untuk melaporkan seluruh proses perencanaan. Setiap fase dari rencana kontingensi berbeda, sehingga komite harus melaporkan kepada Anda ketika setiap langkah selesai. Ini akan memberi Anda kesempatan untuk meninjau strategi komite dan memeriksa untuk melihat bahwa mereka membuat kemajuan yang dapat diterima untuk memenuhi tenggat waktu.

Tip

• Anda dapat menemukan sejumlah templat gratis secara daring yang dapat digunakan oleh komite perencanaan Anda untuk menyelesaikan rencana darurat.

Peringatan

• Kegagalan untuk mengembangkan rencana darurat dapat berarti matinya bisnis Anda jika terjadi bencana.