Cara Menghasilkan Laporan MS Access ke File Excel

Microsoft Access adalah aplikasi basis data relasional yang kuat yang dikirimkan dengan versi Microsoft Office profesional dan perusahaan. Bisnis yang tak terhitung jumlahnya di seluruh dunia menggunakan database Access untuk memberi daya pada inventaris internal, akuntansi, dan aplikasi lain yang berpusat pada produktivitas. Dengan sendirinya, Access mampu melakukan banyak perhitungan yang mungkin Anda harapkan dari aplikasi spreadsheet Microsoft Excel. Menggunakan fitur pelaporan yang kuat, Access juga dapat membuat laporan yang dinamis dan digerakkan oleh data berdasarkan sejumlah kriteria atau variabel yang hampir tidak terbatas. Sementara laporan Access adalah alat yang sangat baik untuk keputusan bisnis in-house, akuntan atau auditor luar mungkin tidak memiliki Access dan dapat melihat laporan yang dihasilkan dari program. Secara virtual, semua akuntan, CPA, dan auditor memiliki Excel (atau aplikasi yang kompatibel dengan Excel) yang diinstal di komputer mereka, jadi, jika Anda ingin memberikan versi laporan yang dapat dilihat dan diedit kepada pengguna yang dibuat dalam program database, Anda harus mengekspor datanya ke spreadsheet Excel.

1.

Luncurkan Microsoft Access di komputer Anda. Klik tab "File" dan kemudian klik "Open." Buka database Access yang berisi laporan yang ingin Anda ekspor ke Excel.

2.

Klik "Panel Navigasi" di sebelah kiri jendela basis data utama. Gulir ke bawah ke bagian "Laporan" di bagian bawah panel Semua Akses Objek.

3.

Klik dua kali nama laporan yang ingin Anda ekspor ke Excel. Access menjalankan laporan dan menampilkannya di sebelah kanan panel Semua Akses Objek.

4.

Klik tab "Data Eksternal" pada bilah pita. Klik ikon "Excel" di bawah tajuk Report Layout Tools.

5.

Klik tombol "Browse" di jendela "Ekspor - Excel Spreadsheet". Pilih folder pada PC Anda di mana Anda ingin menyimpan versi laporan Excel dan kemudian klik "Simpan."

6.

Klik panah tarik-turun di sebelah label "Format File". Klik dan pilih versi Excel yang ingin Anda format file yang diekspor. Daftar ini berisi dua opsi: "Excel 97 - Excel 2003 Workbook" dan "Microsoft Excel 5.0 / 95, " yang merupakan default. Dalam kebanyakan kasus, Anda harus membiarkan nilai yang ditetapkan pada default.

7.

Biarkan opsi "Ekspor data dengan pemformatan dan tata letak" diaktifkan kecuali jika Anda ingin mengekspor data mentah tanpa header atau pemformatan tata letak. Aktifkan opsi "Buka file tujuan setelah operasi ekspor selesai" jika Anda ingin file yang diekspor segera dibuka di Excel setelah proses konversi selesai. Jika tidak, biarkan kotak di sebelah opsi tidak dicentang.

8.

Aktifkan opsi "Ekspor hanya catatan yang dipilih" jika Anda melihat laporan yang hanya menampilkan catatan tertentu dalam dataset. Jika tidak, biarkan opsi ini kosong.

9.

Klik tombol "OK". Setelah beberapa detik, jendela Simpan Langkah Ekspor muncul di layar. Aktifkan opsi "Simpan Langkah Ekspor" jika Anda ingin menggunakan opsi ekspor Excel yang sama di masa mendatang. Klik tombol "Tutup" untuk menutup jendela "Ekspor - Excel Spreadsheet". Jika Anda mengaktifkan opsi "Buka file tujuan setelah operasi ekspor selesai", Excel membuka dan menampilkan laporan dalam bentuk spreadsheet. Jika tidak, Anda harus membuka laporan di Excel menggunakan "File | Buka opsi ”pada bilah pita.

Tip

• Anda dapat mengakses pengaturan ekspor yang disimpan dengan mengeklik ikon "Ekspor Tersimpan" pada tab Data Eksternal pada bilah pita. Ini memungkinkan Anda untuk mengekspor laporan Access ke Excel lebih cepat dengan opsi yang Anda pilih.