Cara Menindaklanjuti Setelah Tidak Ada Respons

Dalam bisnis terkadang sulit untuk mendapatkan respons dari pelanggan, vendor, atau mitra bisnis. Jika panggilan awal Anda tidak dijawab, ada proses yang dapat Anda gunakan untuk menindaklanjuti setelah tidak ada tanggapan. Anda mungkin tidak akan pernah mendapatkan jawaban dari orang yang Anda coba hubungi, tetapi Anda setidaknya dapat yakin bahwa dia menerima informasi Anda dan bahwa Anda dapat membuatnya mengetahui alasan panggilan Anda.

1.

Catatan ketika Anda melakukan panggilan telepon pertama di kalender pribadi Anda atau di perangkat lunak manajemen kontak perusahaan Anda. Catat waktu hari Anda menelepon, dan isi pesan yang Anda tinggalkan.

2.

Jadwalkan panggilan tindak lanjut selama lima hari setelah panggilan awal Anda. Lakukan panggilan kedua pada waktu yang berbeda dari panggilan pertama Anda. Buat catatan yang sama pada panggilan kedua seperti yang Anda buat pada panggilan pertama. Pastikan untuk meninggalkan jenis pesan yang berbeda untuk kedua kalinya dari yang pertama. Sertakan informasi yang sama, tetapi ucapkan dengan cara yang berbeda. Bersenang-senanglah dalam pesan Anda, berbicara perlahan dan jelas, dan tinggalkan salam profesional ketika Anda selesai.

3.

Ulangi proses untuk empat panggilan lagi, atau sampai orang tersebut membalas panggilan Anda. Pastikan untuk meninggalkan pesan yang terdengar unik menggunakan informasi yang sama setiap kali, dan gunakan nada profesional dan ceria pada setiap pesan.

4.

Buat surat pos standar yang menguraikan upaya Anda untuk menghubungi orang tersebut, dan sertakan tanggal di mana Anda menelepon dan meninggalkan pesan. Akhiri surat dengan informasi kontak Anda dan pesan bahwa Anda akan menghargai panggilan balik. Sertakan kartu bisnis Anda saat mengirim surat. Kirim surat dengan permintaan tanda tangan untuk memastikan surat itu diterima.

5.

Lakukan upaya panggilan telepon terakhir lima hari setelah menerima tanda terima yang menunjukkan bahwa surat Anda diterima. Dalam pesan suara Anda, tunjukkan bahwa Anda telah mengirim surat dan membaca kembali nama orang yang telah menandatangani surat itu. Katakan bahwa Anda menelepon untuk mengetahui apakah surat itu diterima dan apakah orang itu memiliki pertanyaan.

6.

Hubungi sebulan sekali setelah menindaklanjuti surat itu jika Anda merasa perlu. Kegigihan bisa membuahkan hasil, dan sebulan sekali tidak cukup untuk dianggap sebagai gangguan.

Tip

• Hindari menggunakan email. Email terlalu impersonal dan dapat dengan mudah diberhentikan oleh penerima. Menulis surat menunjukkan bahwa Anda melakukan upaya lebih lanjut untuk mencapai pihak tersebut.