Cara Menghilangkan No-Shows di Kantor Gigi

Pasien gigi yang tidak muncul pada waktu yang ditentukan sebelumnya merusak stabilitas keuangan praktik gigi, terutama yang kecil. Perilaku ini, serta pembatalan menit-menit terakhir, meninggalkan celah dalam penjadwalan yang bisa diisi oleh pasien lain yang membutuhkan layanan gigi. Selain itu, acara tidak hadir dapat mengganggu produktivitas staf gigi jika Anda mengisi tempat dan pasien baru memerlukan perawatan gigi yang lebih kompleks daripada yang dijadwalkan pasien sebelumnya. Meskipun Anda tidak dapat sepenuhnya menghentikan ketidakhadiran, Anda dapat mengurangi atau hampir menghilangkan masalah ini dan dampaknya pada bisnis Anda.

1.

Diskusikan pentingnya pertemuan berikutnya dengan pasien di kursi sebelum mereka pergi setelah pemeriksaan gigi atau bekerja. Misalnya, jika seorang pasien seharusnya melakukan pembersihan pada kunjungan berikutnya, diskusikan dan tekankan mengapa pembersihan gigi secara teratur penting untuk kesehatan keseluruhan pasien.

2.

Buat kebijakan penjadwalan dengan aturan yang harus diikuti pasien untuk terus menerima layanan. Dalam kebijakan tersebut, jelaskan dampak tidak muncul dan pembatalan menit-menit terakhir pada garis bawah Anda dan jelaskan garis besarnya hukuman karena tidak mengikuti aturan, seperti biaya “tidak muncul”. Setelah Anda membuat kebijakan, minta semua pasien menandatanganinya untuk mengetahui bahwa mereka memahami dan menyetujui aturan.

3.

Minta setoran untuk janji temu berikutnya dari pasien Anda sehingga mereka diinvestasikan secara finansial untuk datang, dan perlu pemberitahuan 24 hingga 48 jam jika mereka perlu menjadwal ulang atau membatalkan. Minta setoran di kasir sementara pasien membayar untuk janji temu saat ini dan menjadwalkan yang berikutnya.

4.

Kirimkan permintaan konfirmasi dan pengingat janji temu pasien Anda. Kirim email atau pesan teks ke pasien seminggu sebelum perjanjian dan kemudian panggil pasien dengan pengingat sehari sebelumnya.

5.

Minta staf kantor Anda untuk segera menghubungi pasien yang tidak muncul dalam waktu 15 menit dari waktu janji temu untuk mencari tahu mengapa ia tidak muncul, ulangi kebijakan penjadwalan dan jadwalkan kembali janji temu jika mungkin.

6.

Sisihkan waktu satu jam di akhir setiap minggu untuk secara pribadi menghubungi pasien tidak datang Anda yang berulang dan diskusikan dengan mereka tentang ketidakhadiran mereka dan pentingnya berkomitmen untuk perawatan gigi mereka dan mengikuti jadwal.

Tip

• Menyimpan daftar tunggu pasien yang sudah lama tidak Anda lihat untuk mengisi kesenjangan pembatalan yang tidak muncul dan menit terakhir. Ketika pasien yang dijadwalkan tidak muncul, hubungi pasien dari daftar yang memiliki layanan gigi yang Anda rasa dapat Anda rawat sesuai waktu yang tersedia.

Peringatan

• Jangan pernah membooking pasien untuk mengimbangi dampak dari tidak ada pertunjukan atau pembatalan menit-menit terakhir. Overbooking menempatkan beban yang tidak perlu pada staf gigi dan kantor yang dapat mengakibatkan kesalahan penjadwalan dan layanan.
• Jangan pernah mengirim pesan teks kepada pasien dengan permintaan konfirmasi janji atau pengingat tanpa izin tertulis untuk melakukannya, karena beberapa pasien mungkin menerima biaya pengiriman pesan teks yang tinggi.