Kelemahan dalam Kontrol Internal Manajemen Keuangan

Ketika perusahaan Anda tidak memiliki kontrol yang memadai dalam manajemen keuangan, Anda tidak tahu situasi keuangan sebenarnya dari perusahaan dan Anda dapat melaporkan jumlah yang salah kepada pihak berwenang untuk tujuan pajak dan peraturan. Kelemahan dalam kontrol manajemen keuangan memiliki penyebab dan solusi yang jelas. Anda hanya perlu mengidentifikasi area masalah, menentukan mengapa kontrol Anda tidak efektif dan menerapkan tindakan korektif yang sesuai.

Dokumentasi

Kelemahan utama dalam manajemen keuangan adalah kurangnya dokumentasi yang memadai. Apakah catatan dalam bentuk kertas atau digital, manajemen keuangan harus dapat merekonstruksi siapa yang memulai tindakan, seperti pembayaran; siapa yang menyetujuinya; siapa yang memodifikasinya, jika dimodifikasi; siapa yang mengeksekusinya; dan apa yang dihasilkan dari tindakan tersebut. Dokumentasi kegiatan yang memadai menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas suatu tindakan jika suatu masalah muncul kemudian.

Pemisahan fungsi

Kegiatan kritis, seperti menerbitkan cek, harus dipisahkan menjadi beberapa tugas yang dilakukan oleh karyawan yang berbeda. Mempunyai karyawan yang sama menangani seluruh proses merupakan kelemahan dalam kontrol keuangan internal. Biasanya satu orang mengeluarkan cek, sementara dua orang atau lebih menandatanganinya dan karyawan lain mengirimkannya dan memasukkannya ke dalam buku. Memisahkan fungsi membuat aktivitas penipuan lebih sulit.

Latihan

Jika perusahaan harus menyiapkan laporan keuangan sesuai dengan standar tertentu, karyawan yang bertanggung jawab atas pekerjaan harus terbiasa dengan standar, kebijakan perusahaan, dan kontrol internal. Pelatihan karyawan yang tidak memadai dalam posisi kunci tanggung jawab merupakan kelemahan dalam manajemen keuangan internal.

Pelaporan Kekurangan

Kekurangan dapat terjadi dalam desain atau pelaksanaan prosedur, tetapi manajemen keuangan harus menargetkan kedua kemungkinan dengan pemantauan yang mendeteksi perbedaan dan mengeluarkan laporan yang sesuai. Misalnya, jika perangkat lunak tidak melacak dokumen penting atau karyawan lupa mengeluarkan formulir yang disyaratkan, karyawan yang bertanggung jawab untuk memverifikasi dokumentasi harus mengeluarkan laporan ketidakpatuhan.

Otorisasi

Mengabaikan untuk melacak persetujuan untuk memastikan bahwa karyawan tidak melebihi tingkat otorisasi mereka adalah kelemahan utama fungsi kontrol internal. Karyawan memiliki wewenang untuk menandatangani fungsi-fungsi tertentu dan batas pengeluaran di bawahnya untuk menyetujui pengeluaran. Jika seorang karyawan tidak menghormati batasannya, itu merupakan kelemahan serius dalam kontrol keuangan internal.

Rekonsiliasi

Karyawan menyusun variabel penting dalam bisnis dari berbagai sumber. Misalnya, mereka dapat mengambil inventaris fisik produk, tetapi juga menghitung inventaris dari produk yang diterima dan produk yang dijual. Kurangnya rekonsiliasi antara kedua sumber adalah kelemahan dalam kontrol keuangan internal. Rekonsiliasi mengidentifikasi perbedaan antara kedua sumber dan menemukan penjelasan yang menghasilkan perbaikan. Kurangnya rekonsiliasi berarti bisnis tidak memperhitungkan perbedaan.