Cara Membuat Konsep Permintaan Maaf Perusahaan

Tidak ada pemilik bisnis yang mau mengakui bahwa perusahaan mereka melakukan kesalahan serius. Tetapi kadang-kadang mengakui dan meminta maaf atas kesalahan adalah cara terbaik untuk menghasilkan hubungan masyarakat yang positif setelah kesalahan. Dengan menulis surat permintaan maaf perusahaan yang jelas dan singkat, pemilik bisnis dapat memulai proses panjang memperbaiki citra perusahaan mereka. Kuncinya, tentu saja, adalah menulis surat yang tidak berkutat pada hal-hal negatif tetapi lebih berfokus pada langkah-langkah yang diambil pejabat perusahaan untuk memastikan bahwa kesalahan tidak terjadi lagi.

1.

Pilih orang yang tepat untuk menulis surat Anda. Bergantung pada beratnya kesalahan, memilih penulis yang tepat untuk surat permintaan maaf perusahaan Anda dapat membuat perbedaan penting. Jika salah satu karyawan perusahaan Anda mengirim pesanan yang salah kepada klien yang berharga, manajer tingkat menengah - orang yang mengawasi karyawan itu - dapat menulis surat itu. Jika perusahaan Anda melakukan kesalahan yang lebih serius, seperti melebih-lebihkan keuntungan tahunannya selama lima tahun berturut-turut, surat permintaan maaf perusahaan harus datang dari pejabat tinggi, mungkin kepala eksekutif.

2.

Sebutkan kesalahan yang dibuat perusahaan Anda secara singkat dalam surat Anda. Anda tidak dapat menyembunyikan kesalahan. Tetapi Anda juga tidak ingin memikirkannya. Ringkas kesalahan itu dalam dua atau tiga kalimat, kemudian beralih ke berita yang lebih positif.

3.

Buat daftar langkah-langkah yang diambil perusahaan Anda untuk memastikan bahwa masalahnya tidak terjadi lagi. Mungkin Anda memecat karyawan yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Mungkin Anda melembagakan komite pengawasan baru atau merekrut petugas kepatuhan baru. Apa pun solusi Anda, pastikan untuk menampilkannya secara jelas dalam surat permintaan maaf Anda.

4.

Putuskan di mana harus mempublikasikan surat Anda. Untuk kesalahan kecil, Anda akan mengirim surat permintaan maaf perusahaan Anda langsung ke klien atau pelanggan Anda. Namun, untuk kesalahan yang lebih serius, Anda mungkin ingin membayar untuk menerbitkan surat permintaan maaf Anda di koran atau majalah perdagangan.