Cara Mendokumentasikan Acara Negatif di Tempat Kerja

Mencoba membela pemberhentian yang salah, pelecehan, diskriminasi atau tuntutan hukum lainnya tanpa bukti tentang insiden negatif di tempat kerja atau tindakan atau pola perilaku karyawan sebelumnya dapat melemahkan kemampuan Anda untuk mempertahankan bisnis kecil Anda di pengadilan. Perusahaan asuransi mungkin dapat menghindari pembayaran klaim jika Anda tidak dapat mendokumentasikan kejadian negatif di tempat bisnis Anda, seperti kegagalan peralatan, pencurian, atau vandalisme. Membuat buku pegangan perusahaan, menyebarluaskannya kepada karyawan dan memiliki sistem untuk memverifikasi pembangkangan, pelecehan atau contoh lain dari perilaku karyawan yang negatif, serta kejadian negatif yang tidak ada kesalahan, akan membantu Anda menghindari masalah hukum yang dapat timbul dari tuntutan hukum karyawan dan mencegah klaim asuransi yang tidak berhasil.

1.

Buat kebijakan perusahaan tertulis yang mencakup perilaku seperti kehadiran, istirahat, berpakaian, pelecehan, kencan, gosip, kontak fisik, penyalahgunaan zat, pencurian, pelanggaran keamanan, parkir dan penggunaan peralatan untuk alasan pribadi. Masukkan kebijakan Anda untuk melaporkan dan menanggapi keluhan. Buat kebijakan tertulis yang mencakup pelaporan kecelakaan dan insiden negatif lainnya, baik yang melibatkan karyawan maupun tidak, apakah ada yang salah. Berikan dokumen kepada pengacara atau profesional sumber daya manusia untuk ditinjau.

Sebarkan salinan kebijakan Anda kepada karyawan dan minta mereka kirimkan, baik melalui email atau tertulis, pengakuan bahwa mereka telah membaca, memahami, dan menyetujui persyaratan kebijakan Anda. Untuk pernyataan tertulis, perlu tanda tangan, judul, dan tanggal. Sebuah email akan menunjukkan alamat pengirim karyawan dan tanggal serta waktu yang dikirim.

2.

Bertemu dengan karyawan yang terlibat dalam insiden negatif ketika terjadi. Mintalah karyawan netral, pihak ketiga menyaksikan rapat jika itu melibatkan masalah karyawan. Dengarkan laporan kejadian dan minta masing-masing pihak yang terlibat untuk mendokumentasikan tanggapan secara tertulis beserta tanda tangannya dan tanggalnya. Mintalah saksi untuk kejadian untuk menuliskan apa yang mereka lihat atau dengar secara tertulis dan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada catatan mereka.

Jika insiden tersebut tidak melibatkan karyawan, seperti pengrusakan di lokasi Anda, pencurian, atau kerusakan mesin yang merusak properti Anda, mintalah orang yang mengisi laporan memasukkan sedetail mungkin, termasuk tanggal, waktu, dan masalah terkait lainnya fakta. Jika karyawan lain menyaksikan acara tersebut, minta mereka untuk menandatangani dan memberi tanggal laporan. Ajukan laporan polisi ketika Anda yakin suatu insiden mungkin bersifat pidana.

3.

Putuskan tindakan dan konsultasikan dengan seorang pengacara atau profesional sumber daya manusia untuk membahas legalitas respons Anda terhadap insiden personel. Temui karyawan tersebut dan berikan tanggapan Anda terhadap kejadian tersebut secara tertulis. Biarkan karyawan membaca jawaban Anda, yang harus mencakup tindakan apa pun yang Anda lakukan, dan minta dia menandatangani dan memberi tanggal. Mintalah karyawan netral, pihak ketiga menyaksikan rapat.

4.

Masukkan semua dokumen tentang insiden karyawan dalam file personalia karyawan dan simpan selama durasi waktu karyawan dengan perusahaan dan setidaknya satu tahun setelahnya, jika karyawan tersebut menuntut perusahaan setelah ia meninggalkan pekerjaan Anda.

Simpan dokumen yang tidak cacat dalam file terpisah. Diskusikan dengan pengacara Anda jika Anda harus mengirim salinan ke pemilik atau perusahaan asuransi Anda.