Cara Mendokumentasikan Makanan Dengan Per Diem tentang Pajak Bisnis

Ketika perjalanan bisnis membawa karyawan Anda jauh dari rumah, setidaknya sebagian dari biaya makan mereka dapat dikurangkan. IRS, bagaimanapun, mungkin ingin bukti yang terdokumentasi bahwa staf Anda tidak hanya mengantongi uang sebagai penghasilan tambahan. Daripada meminta karyawan melacak pengeluaran mereka, makan demi makan, Anda dapat membayar mereka uang saku harian untuk makan, dan mungkin pengeluaran lain seperti penginapan. Selama kebijakan perusahaan Anda sesuai dengan aturan IRS per diem, karyawan yang bepergian tidak perlu memberikan catatan setiap makanan yang mereka beli.

1.

Tetapkan tarif per diem untuk karyawan yang sama dengan, atau kurang dari tarif federal standar. Pada 2010, misalnya, tarif makanan standar untuk sebagian besar komunitas kecil adalah $ 46, meskipun karyawan yang bepergian ke kota-kota besar menerima lebih banyak. Publikasi IRS 1542 memberikan tarif kota-demi-kota yang spesifik.

2.

Instruksikan karyawan Anda untuk menyimpan catatan perjalanan bisnis mereka. Dengan per diem, Anda tidak perlu tanda terima untuk setiap makan; formulir yang menunjukkan Anda membayar per diem adalah bukti pengeluaran, jika sesuai dengan tarif federal. Namun, Anda akan memerlukan pernyataan tertulis, buku catatan atau dokumen lain yang memberikan tanggal karyawan Anda berada di luar kota, tujuan dan tujuan bisnis dari perjalanan tersebut.

3.

Terima kwitansi untuk segala biaya makan yang melebihi tingkat federal per diem. Jika karyawan Anda harus mengeluarkan $ 200 untuk jamuan bisnis dengan klien dan Anda mengembalikannya, Anda akan memerlukan tanda terima untuk jamuan makan jika IRS pernah memeriksa. Anda juga harus melaporkan penggantian kelebihan - jumlah di atas standar federal per diem - pada W2 karyawan.

4.

Simpan catatan pengeluaran dalam file Anda selama tiga tahun. Biasanya undang-undang pembatasan IRS dipotong tiga tahun setelah Anda mengajukan pajak, kecuali jika Anda dicurigai melakukan penipuan atau dengan sengaja melaporkan kurang dari 25 persen atau lebih dari penghasilan Anda.

Tip

• Jika Anda bepergian sendiri untuk urusan bisnis, sebagai pemilik perusahaan, Anda harus menyimpan tanda terima untuk setiap jam makan yang berbeda untuk memuaskan IRS, bahkan dengan per diem. Hal yang sama berlaku jika Anda membayar per diem untuk karyawan yang juga anggota keluarga Anda.