Bagaimana Mendokumentasikan Masalah Karyawan dan Rencana Peningkatan

Mendokumentasikan masalah kinerja karyawan dapat memakan waktu, dan manajer bisnis kecil yang sudah terlalu lama dapat mempertanyakan nilai dokumentasi atau rencana peningkatan kinerja. Sebagian besar bisnis di Amerika Serikat sesuka hati, artinya seorang karyawan dapat dipecat kapan saja karena alasan yang baik, alasan buruk atau tidak ada alasan sama sekali. Tetapi meskipun mungkin tampak lebih cepat dan lebih mudah untuk memecat seorang karyawan, ada manfaat yang signifikan - baik dalam hal dolar, kewajiban dan moral karyawan secara keseluruhan - untuk membantunya meningkatkan, sebagai gantinya.

1.

Catat setiap insiden bermasalah yang telah Anda amati. Sertakan rincian tentang apa yang terjadi, di mana dan kapan insiden itu terjadi, jika ada saksi, konsekuensi negatif dan kebijakan serta prosedur dilanggar. Catat data statistik, atau frekuensi perilaku karyawan dibandingkan dengan rata-rata kelompok kerja, jika berlaku. Misalnya, dokumentasikan berapa kali karyawan terlambat dibandingkan dengan jumlah hari kerja total, atau jumlah kesalahan yang dibuat karyawan dibandingkan dengan jumlah rata-rata kesalahan yang dilakukan oleh rekan kerja.

2.

Diskusikan insiden masalah dengan karyawan - dokumentasi Anda tidak berguna jika tidak ditindaklanjuti atau jika pekerja tidak mengetahui masalahnya. Temui karyawan tersebut untuk membahas masalah ini dan berikan padanya salinan dokumentasi. Mintalah dia untuk menjelaskan alasan perilaku bermasalah, dan buat strategi solusi yang mungkin dengannya.

3.

Ringkas pembicaraan dalam rencana perbaikan tertulis. Rencana tersebut harus terdiri dari harapan yang jelas - dan segala kebijakan atau prosedur yang mengatur harapan itu - dan tujuan jangka pendek. Rencana tersebut juga harus merangkum solusi yang disepakati bersama untuk peningkatan.

4.

Sertakan tujuan spesifik dan terukur dengan kerangka waktu untuk pencapaian. Misalnya: "Anda akan mengurangi tingkat kesalahan hingga 5 persen atau lebih rendah untuk bulan April." Tentukan tanggal untuk tindak lanjut: "Kemajuan Anda akan ditinjau setiap bulan."

5.

Bertemu dengan karyawan untuk meninjau kemajuannya. Sesuaikan rencana perbaikan, jika perlu, dan dokumentasikan perubahan rencana dan rapat itu sendiri. Jika perbaikan berkelanjutan tidak tercapai, kemajuan ke bentuk disiplin yang lebih parah.

Tip

• Dokumentasikan setiap percakapan yang Anda lakukan dengan karyawan, dan minta dia untuk menandatangani untuk penerimaan dokumen. Sebagai alternatif, rangkum masalah-masalah kecil dalam email untuk mendapatkan dokumentasi tanggal dan waktu.