Cara Mendokumentasikan Garis Waktu Masalah Bisnis

Dokumentasi adalah bagian penting dari bisnis apa pun. Pertanyaan dan masalah selalu muncul, dan sangat membantu untuk memiliki dokumen seperti lembar masuk dan keluar, laporan insiden dan jenis ringkasan operasi harian lainnya untuk mendukung setiap masalah di masa depan yang muncul. Jika suatu insiden mengakibatkan suatu tuntutan hukum, suatu proyek keluar jalur atau suatu program perangkat lunak dalam pengembangan gagal dalam suatu pengujian, membuat suatu garis waktu dengan dokumentasi adalah bagian dari prosedur analisis akar permasalahan.

Analisis Penyebab Akar

Ketika masalah muncul, itu mungkin hanya gejala dari masalah nyata. Analisis akar penyebab adalah metode untuk mengambil masalah dan kembali ke masa dan proses untuk menemukan apa yang memicu rantai peristiwa yang menyebabkan masalah. Analisis akar penyebab mengembangkan timeline melalui pemeriksaan sebab dan akibat, dimulai dengan masalah yang akan diteliti.

Apa yang terjadi?

Mulai dengan masalah yang terlihat, yang dapat dianggap sebagai gejala dari akar masalah. Uraian lengkap lengkap tentang masalah ini dalam hal elemen fisik, manusia dan operasional dapat mengungkapkan tempat untuk mulai mencari penyebab masalah. Bawalah ketiga elemen ini dalam timeline Anda dan buat catatan tentang kemungkinan penyebab setiap elemen dalam masalah yang sedang diteliti. Penyebab yang jelas dapat ditentukan tanpa analisis lebih lanjut, tetapi jika tidak, membawa hubungan sebab-akibat untuk setiap elemen kembali melalui waktu sampai akar permasalahan terungkap memastikan bahwa Anda tidak melewatkan masalah sampingan yang mungkin telah berkontribusi.

Kenapa ini terjadi?

Dokumentasikan tanggal, waktu, dan uraian faktor fisik, manusia, atau organisasi apa pun yang menyebabkan masalah tersebut. Tentukan dengan tepat apa yang mendahului masalah dalam hal penyebab fisik, seperti kegagalan pengiriman, tidak tersedianya mesin utama atau tidak berfungsinya program komputer yang penting. Kemudian lihat bagaimana keterlibatan manusia dalam masalah ini. Jika suatu proyek keluar jalur, misalnya, itu mungkin karena ketidakhadiran peserta, informasi diberikan terlambat atau seseorang melakukan kesalahan. Periksa setiap penyebab organisasi yang berkontribusi pada masalah ini, seperti perubahan kebijakan, keterlambatan atau kesalahpahaman yang disebabkan oleh kegagalan dalam komunikasi hirarkis.

Apa Penyebab Root?

Anda mungkin harus membawa analisis Anda kembali melalui beberapa lapisan sebab dan akibat sebelum Anda menemukan pelakunya. Anda mungkin juga menemukan bahwa serangkaian masalah sampingan yang melibatkan masalah fisik, manusia atau operasional berkontribusi pada masalah yang sedang dipertimbangkan. Mendokumentasikan setiap instance dalam timeline Anda dan mengumpulkan dokumen apa pun yang terhubung dengan instance itu akan memberikan dasar bagi keputusan Anda mengenai apa yang akan memecahkan masalah dan bagaimana cara membuat solusi. Keputusan yang salah selama sesi perencanaan kebijakan mungkin telah mengarah pada waktu ke masalah yang Anda teliti, dan garis waktu Anda menyediakan peta jalan untuk memperbaiki efek dari keputusan yang salah sejak dibuat.