Bagaimana Mendokumentasikan Proyek 5S

Manajer peningkatan proyek yang sukses menerapkan teknik lean manufacturing menggunakan metodologi 5S untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk menghilangkan pemborosan, manajer proyek mengambil lima jenis tindakan berdasarkan kata-kata Jepang. Proses tata graha ini termasuk Seiri (Sort), Seiton (Set di Urutan), Seison (Shine), Seiketsu (Standarisasi), dan Shitsuke (Sustain). Sebagai hasilnya, alat-alat proyek disortir dan diatur sehingga mereka dapat tersedia saat dibutuhkan. Dengan menjaga ruang kerja Anda bersih dan terorganisir, semuanya (dan semua orang) tetap teratur. Untuk mendokumentasikan proses sehingga Anda nanti dapat mengevaluasi, menganalisis dan mengaudit proyek 5S, mengimplementasikan 5S secara bertahap dan menyiapkan laporan pada setiap tahap.

1.

Buat rencana kontrol perubahan untuk mengelola kualitas. Gunakan format Anda sendiri atau unduh templat dari situs-situs seperti situs web Templat Microsoft Office, yang menyediakan akses untuk mengubah templat kontrol.

2.

Adakan rapat rutin dan dokumentasikan saran anggota tim dalam rapat. Gunakan alat seperti Microsoft OneNote untuk merekam keputusan yang diambil dan tindakan yang diambil. Bagikan dokumen-dokumen ini melalui email. Arsipkan mereka dengan mengunggahnya ke situs web intranet, repositori dokumen perusahaan, atau ruang kerja kolaboratif, seperti Microsoft Sharepoint.

3.

Gunakan alat peningkatan proses, seperti laporan kemajuan dan lembar pengamatan waktu, untuk menentukan, menganalisis, mengukur, meningkatkan dan mengendalikan proses. Buat laporan status yang menggambarkan bagaimana hasil ini memberdayakan tim, meningkatkan proses spesifik dengan menganalisis keadaan saat ini (sebagaimana adanya) dan mendefinisikan keadaan di masa depan (menjadi). Dengan mendefinisikan kesenjangan antara keduanya, Anda dapat membuat rencana implementasi dan rencana tindakan.

4.

Buat rencana audit. Rencana ini harus mengidentifikasi personel yang dapat pergi ke tempat kerja dan menyingkirkan semua alat yang tidak perlu. Ini memungkinkan Anda dan karyawan Anda untuk memastikan Anda memiliki alat dan bahan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan. Rencana tersebut harus memeriksa bahwa alat yang tersisa diatur berdasarkan frekuensi penggunaan dan pengguna utama. Ini juga harus menggambarkan cara memeriksa secara menyeluruh dengan tangan bahwa pemeliharaan fasilitas umum terjadi dan memastikan bahwa alat, proses, dan prosedur yang terstandarisasi dapat diimplementasikan dan digunakan. Rencana audit komprehensif membantu Anda dan bisnis kecil Anda mempertahankan perubahan. Publikasikan kisah sukses untuk mempertahankan energi dan antusiasme.

5.

Jelaskan masing-masing proses 5S dalam dokumen terperinci dan bagikan ke semua anggota tim menggunakan email atau teknologi media sosial seperti wiki, forum, atau blog. Buat daftar periksa dan poster untuk memperkuat metodologi. Latih personel dalam menggunakan proses-proses ini menggunakan dokumentasi ini. Selain itu, sumber daya gratis, seperti situs web Massachusetts Institute of Technology OpenCourseWare, menyediakan materi kursus akses, alat, dan sumber daya untuk mengkomunikasikan praktik terbaik yang terkait dengan metodologi 5S.