Bagaimana Saya Menulis Surat Bisnis dengan Enklosur?

Dalam menjalankan bisnis normal, perusahaan Anda perlu menggunakan berbagai surat untuk berkomunikasi dengan pelanggan, vendor, sales lead, karyawan, dan beragam orang lain. Meskipun surat bisnis formal mungkin agak ketinggalan zaman di dunia yang sangat digital, mengetahui cara memformat dan menyusun surat dengan benar dan lampiran yang berlaku akan memastikan bahwa Anda dan perusahaan Anda dipandang sebagai organisasi profesional.

Sebutkan Tujuan yang Jelas

Saat menulis korespondensi bisnis Anda dengan jelas nyatakan tujuan Anda dan hubungkan pesan Anda langsung ke barang-barang yang Anda sertakan. Anda mungkin menindaklanjuti permintaan informasi tentang perusahaan Anda, memperkenalkan diri kepada calon klien atau mendekati investor dengan proposal bisnis. Ketika penerima tahu mengapa Anda menulis, lampiran yang Anda kirimkan akan lebih masuk akal dan akan dilihat melalui lensa informasi dalam surat Anda.

Undangan Penutupan, Keterlibatan Berkelanjutan

• Informasi yang Dapat Dicerna: Dengan munculnya email, jumlah komunikasi yang mengalir di sekitar jalan raya digital sangat besar. Pekerja rata-rata menerima antara 100 hingga 200 email setiap hari dan tentu saja tidak dapat mencerna semua informasi yang terkandung di dalamnya. Surat yang dicetak dapat menonjol dari kotak masuk digital dan menarik perhatian pembaca. Undang pembaca Anda untuk terlibat lebih penuh dengan membaca lampiran Anda untuk mendapatkan lebih banyak informasi tentang perusahaan Anda atau menanggapi proposal Anda.

• Umpan Balik: Meskipun surat merupakan bentuk komunikasi, mereka agak sepihak. Anda memiliki kesempatan untuk menyampaikan pesan Anda, tetapi Anda tidak menerima umpan balik dari orang yang Anda tulis. Lampiran memungkinkan Anda untuk mendengar sisi lain dari "percakapan." Mereka meminta tanggapan dengan cara mengembalikan kartu pos, email atau mengisi formulir dan memberi Anda gambaran tentang seberapa baik pesan Anda diterima.

Contoh Lampiran

Tidak ada aturan yang ditetapkan untuk apa yang dapat dilampirkan dengan surat Anda. Namun, hanya kirimkan apa yang penting untuk tujuan Anda. Jangan membebani penerima terlalu banyak materi sehingga mereka merasa kewalahan; Anda ingin mereka membaca materi, bukan membuangnya. Contoh lampiran termasuk:

• Brosur - dokumen yang berisi informasi tentang perusahaan, produk, atau layanan Anda
• Dokumen hukum - Pernyataan Kebijakan Privasi, formulir rilis
• Lembar Penawaran - aplikasi untuk vendor agar dapat melakukan pekerjaan untuk perusahaan Anda
• Formulir pajak - W-9 dokumen pajak yang harus disimpan dalam arsip

Memformat Surat untuk Kandang

Surat bisnis formal harus membuat pembaca sadar bahwa Anda melampirkan dokumen. Sebaiknya merujuk ke dokumen dengan nama dan jika mereka memerlukan tanggapan, sebutkan juga. Misalnya, "Silakan isi dan kembalikan formulir W-9 terlampir ke kantor kami paling lambat 31 Desember." Selain itu, di akhir surat Anda, dua baris di bawah tanda tangan Anda, termasuk salah satu dari notasi berikut:

• Kotak (2)

• Lampirkan: Brosur Produk (1), Ulasan Pelanggan (2)

• Enc .: Formulir W-9

Di masa lalu, bahasa standar untuk menyebutkan lampiran menyertakan frasa, "Tertutup, harap temukan ...". Namun, frasa ini kuno dan tidak digunakan lagi. Bagaimanapun, Anda telah memberi tahu pembaca Anda bahwa Anda melampirkan dokumen-dokumen itu, sehingga mereka tidak perlu mencari mereka. Cukup menulis, "Saya lampirkan _ ____, " sudah cukup.

Lampiran di Dunia Digital

Karena banyak korespondensi bisnis terjadi melalui internet, banyak dari penulisan surat bisnis Anda dapat dilakukan sebagai email. Dalam hal ini, Anda akan melampirkan dokumen secara elektronik dan kata-katanya dapat diubah untuk mencerminkan perubahan. Pastikan untuk menyimpan file dokumen dalam format yang sesuai dan dalam ukuran yang dapat diunduh yang wajar.

Periksa Sebelum Mengirim

Pastikan untuk memasukkan lampiran Anda bersama dengan surat Anda sebelum mengirim. Demikian pula, jika mengirim email pastikan untuk benar-benar melampirkan dokumen Anda. Meskipun mudah untuk melakukan kesalahan ini, menyelinap ke detail ini dapat merusak citra profesional Anda dan memberi kesan pada penerima bahwa Anda tidak memperhatikan detail.