Bagaimana Saya Menggunakan Excel Spreadsheet untuk Melacak Waktu Karyawan untuk Mengimpor ke QuickBooks?

Karyawan yang mendapatkan upah per jam dapat dikenakan Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil, yang dikelola oleh Departemen Tenaga Kerja AS, yang mengatur upah dan upah lembur. Undang-undang mengharuskan majikan melacak jam kerja harian dan mingguan pekerja mereka. Untuk menyederhanakan pencatatan Anda dan memberikan input untuk akuntansi bisnis di Intuit QuickBooks, Anda dapat menggunakan Microsoft Excel untuk membuat kartu waktu virtual yang merekam jadwal kerja setiap karyawan. Setelah menyiapkan buku kerja Excel terstandarisasi, Anda dapat menggunakannya kembali untuk mencakup setiap periode kerja, dengan lembar kerja individual yang mewakili kinerja setiap karyawan.

1.

Beralih ke tab "Lihat" pada pita Microsoft Excel, klik item "Beku Panel" untuk membuka menu drop-down, dan kemudian pilih "Beku Baris Atas" untuk menjaga agar baris awal lembar kerja Anda tetap terlihat terlepas dari seberapa jauh ke bawah lembar yang Anda gulir.

2.

Masukkan judul kolom di baris A, dimulai dengan "Tanggal" di sel A1. Siapkan kolom untuk tonggak kerja sebanyak yang digunakan karyawan Anda. Jika mereka masuk di awal hari dan keluar di akhir, Anda hanya perlu dua kolom untuk entri waktu. Jika waktunya habis dan untuk waktu istirahat dan makan, Anda memerlukan kolom untuk masing-masing poin waktu yang signifikan ini. Setelah Anda memasukkan semua judul kolom untuk subdivisi hari, beri judul dua kolom berikutnya "Jam Harian" dan "Jam Mingguan."

3.

Klik pada tajuk untuk kolom A untuk memilih semua selnya. Beralih ke tab "Beranda" pada pita Excel, lalu klik peluncur kotak dialog berlabel di bagian bawah grup Angka, ditandai dengan panah miring. Ketika kotak dialog Number terbuka, klik item "Date" di daftar kategori, dan kemudian pilih format tanggal yang Anda inginkan dari daftar Type. Klik tombol "OK".

4.

Klik tajuk untuk kolom B - kolom pelacak waktu pertama - dan "Shift" -klik pada tajuk kolom pelacakan waktu terakhir yang Anda buat. Klik peluncur kotak dialog di tab Beranda dari grup Pita pita Excel, pilih item "Waktu" dalam daftar kategori, dan kemudian terapkan format yang diidentifikasi dalam daftar Tipe sebagai "1:30 PM" untuk menampilkan waktu dengan indikator bagian hari. . Klik tombol "OK" untuk menyelesaikan proses pemformatan.

5.

Klik tajuk kolom penghitung waktu harian, dan kemudian "Shift" -klik pada tajuk kolom total mingguan yang Anda beri label terakhir, pilih semua sel dalam kolom ini. Klik peluncur kotak dialog Number untuk ketiga kalinya, pilih item "Custom" di daftar kategori, dan kemudian masukkan "[h]: mm" (tanpa tanda kutip) di bidang Jenis. Format angka khusus ini mengakomodasi nilai waktu yang melebihi 24 jam dalam durasi, memungkinkan Anda untuk menjumlahkan pekerjaan seminggu dan menampilkan hasilnya dengan benar.

6.

Klik di sel penghitung waktu yang melacak jam setiap hari. Ketik tanda sama dengan untuk memberi sinyal kepada Excel bahwa Anda memasukkan formula, klik pada sel clock-out akhir hari di baris itu untuk menambahkan lokasi ke formula, ketik tanda minus, dan kemudian klik pada jam dalam sel. Tekan "Enter" untuk menyelesaikan rumus, yang mengurangi waktu clock-out dari waktu clock-in. Jika karyawan Anda tidak istirahat atau makan siang, rumus ini menghitung jam kerja sepanjang hari. Kalau tidak, rumus Anda memerlukan perhitungan tambahan (lihat Tip).

7.

Klik sel total minggu di baris 6, yang akan menampilkan jumlah jam kerja seminggu penuh, dan kemudian ketik "= SUM (" (tanpa tanda kutip). Klik di sel total hari di baris 2, seret turun melalui kolom sampai Anda menyorot sel di baris 6, ketik tanda kurung penutup, dan kemudian tekan tombol "Enter" untuk menyelesaikan rumus.

8.

Klik dan seret dari sel pertama di baris 2 hingga sel total minggu di baris 6, pilih seluruh blok sel, lalu letakkan kursor Anda di sudut kanan bawah sel terakhir dalam seleksi. Ketika kursor berubah penampilan agar terlihat seperti tanda tambah hitam, seret ke bawah untuk mengisi ulang baris senilai setahun, berhenti setelah Anda mengisi baris 261.

9.

Klik dua kali tab judul lembar kerja untuk memilih teks placeholder yang mengidentifikasi lembar. Masukkan nama karyawan pertama yang waktunya Anda lacak.

10.

Klik pada persimpangan baris bernomor lembar kerja dan header kolom berhuruf untuk memilih seluruh area data, dan kemudian tekan "Ctrl-C" untuk menyalin pilihan ke clipboard. Klik tanda plus di sebelah tab nama lembar kerja saat ini untuk menyisipkan lembar kerja baru.

Kiat

• Untuk mengakomodasi periode makan siang yang habis, klik di sel total waktu harian, dan kemudian ketik "= SUM (" (tanpa tanda kutip) untuk memulai rumus. Klik di sel waktu habis makan siang, dan kemudian ketik a tanda minus; klik di sel clock-in pagi hari, lalu ketikkan tanda plus; klik di sel clock-out yang berakhir hari, ketik tanda minus, lalu klik di sel clock-in jam makan siang. Lengkapi rumus dengan tanda kurung penutup, lalu tekan "Enter."
• Untuk mengimpor data Excel ke dalam QuickBooks, Anda dapat menyalin dari lembar kerja Anda dan menempelkan langsung ke jendela QuickBooks Tambah / Edit Beberapa Entri Daftar, atur spreadsheet khusus yang berisi data dari lembar kerja pelacakan waktu Anda atau gunakan versi CSV berbasis teks format file untuk membuat file yang dapat dicerna QuickBooks.
• Sel kosong yang berisi rumus pelacakan waktu menampilkan "0:00" hingga Anda mengisi sel yang dievaluasi.
• Beberapa format waktu Excel menampilkan tanda bintang di depan deskripsinya. Format ini menggunakan pengaturan waktu regional yang ditetapkan dalam Panel Kontrol Windows.
• Setelah Anda mengatur file master Excel Anda, simpan sebagai template sehingga Anda dapat menggunakan kembali salinan kosong setiap kali Anda membukanya.

Peringatan

• Jika Anda tidak memasukkan "a" atau "p" setelah nilai waktu, Excel secara otomatis memperlakukannya sebagai entri pagi dan menambahkan "saya" ke dalamnya. Untuk menyederhanakan entri waktu, gunakan notasi 24 jam, yang mengubah "16:30" menjadi "4:30 pm" dan "16" menjadi "4pm"
• Informasi dalam artikel ini berlaku untuk Microsoft Excel 2013. Ini mungkin sedikit berbeda atau signifikan dengan versi atau produk lain.